Forms & Document management

Inhoud

Index

Voorwoord

Inhoud boek

Trefwoordenlijst

Bron: © Boek "Formulierenbeheer. Communicatiemiddel en logistiek instrument", van Patrik Lauwens (Nederlands), Standaard Uitgeverij/MIM - België, ISBN 90-341-0709-4, 1994.  

Het boek is niet meer verkrijgbaar in de handel.

© afbeelding forms naar Mattes, 2006 (origineel onder Public Domain – Bron: Wikimedia).

Formulierenbeheer > 2 Normalisatie © Patrik Lauwens

2.7 Huisstijl

Een huisstijlproject beslaat per definitie alle domeinen van de interne en externe communicatie, de ene al manifester dan de andere : de reclamevoering, telefoongesprekken, de bewegwijzering, de formuliervormgeving, de briefopmaak, het bedrijfsmagazine, de interne mededelingen en instructies ... Het vastleggen van een huisstijl houdt beperkingen in voor de communicatieve creativiteit omdat dit een aantal normen oplegt waarbinnen moet worden gewerkt. Voor de hand liggende normen zijn b.v. de plaatsing, de grootte, het lettertype en de kleuren van het logo en de naam op publicaties van de formulieruitgever. Het bedrijfslogo of embleem wordt optimaal uitgedragen als het uniform en herkenbaar is op alle publicaties, inclusief (externe) formulieren. Aspecten als moderniteit, kwaliteit en betrouwbaarheid blijken bovendien ook uit de formuliervormgeving. De presentatie en de inhoudelijke opbouw van een formulier geeft de formuliergebruiker een beeld van de achterliggende organisatie, of om het met een Engelse uitdrukking te zeggen, "A form is a picture of a function". Het belang van formuliertoepassingen als dragers van het bedrijfsimago wordt vaak onderschat.

Als er dan al vormgevingsregels worden opgelegd voor formulieren, moeten deze functioneel zijn. Elementaire regels die gelden voor de technisch-grafische vormgeving en voor de productie van formulierdrukwerken liggen vaak anders dan deze voor reclame- of promotiedrukwerken en moeten evenzeer gerespecteerd worden om hoge kosten te vermijden. Functioneel grafische aspecten leggen, althans bij een kostprijsbewuste en effectieve huisstijlbenadering van formuliertoepassingen, meer gewicht in de schaal dan bijvoorbeeld esthetische of innoverend - originele. Dit kan b.v. door de keuze van een polyvalent en voldoende courant lettertype dat op DTP, elektronische druk- en tekstverwerkingssystemen beschikbaar is, door de keuze van een standaard Pantonekleur als huiskleur en door het ontwerpen van verschillende emblemen voor 'grote' en 'kleine' weergave.

Huisstijlnormen voor formulieren zijn pas dan functioneel als ze ook rekening houden met doelstellingen als efficiëntie en effectiviteit. Een huisstijlnorm voor het plaatsen van een logo of een embleem op enveloppen, moet bijvoorbeeld rekening te houden met de mogelijkheden en beperkingen van UPU/Postnormen voor de zone-indelingen (frankeerzone, adreszone, afzenderzone), met normaalformaten en met wat het BIN, NNI of ISO hierover specificeren.

De huisstijlcoördinator zal bij de vastlegging van huisstijlnormen voor formulieren alvast een zekere conformiteit betrachten met andere vormen van communicatie zoals advertenties en affichage, interne mededelingen, opleidingsvideo's, lichtbakken aan de gevels van verkooppunten, vlaggen en spandoeken op manifestaties, premiums, ... De opsomming laat al uitschijnen dat dit geen sinecure is: elk communicatiemedium stelt eigen vormgevingseisen. De uitvoerbaarheid, en de kostprijs, van huisstijlnormen voor formuliertoepassingen hangt af van de betrokkenheid van de formuliervormgever bij de ontwikkeling van het huisstijlconcept. Een formuliervormgever die mee aan de wieg van een huisstijlproject staat, helpt vanuit zijn vakgebied kostprijsbewuste basiskeuzen maken.

Hoe beter huisstijlnormen vertaald worden naar de technische omgeving waarin ze moeten worden toegepast, hoe beter ze effect ressorteren. Dit geldt in het bijzonder voor formuliertoepassingen. Bij de omschakeling van een witte briefkwaliteit naar een geelachtige chloorvrij gebleekte b.v., zal een huisstijlkleur als transparant cyaan vergroenen. De huisstijlnorm zal hier zowel de inktkleur, de kleur en de kwaliteit van de drager als het druk- of aanmaakprocédé moeten definiëren om een zo groot mogelijke conformiteit te bekomen.

2.8 Wetgeving en regelgeving

Diverse wetgevingen vormen een strikt normerend kader voor inhoudelijke en vormelijke vereisten van administratieve documenten. Formulieren bestrijken het geheel van de bedrijfsactiviteiten en hebben daardoor ook een functioneel relationeel verband met b.v. het Burgerlijk, het Sociaal, het Informatica-, het Bank-, het Vennootschaps-, en het Economisch recht.

Anticiperend op wijzigingen in de wetgeving op de Belgische roerende voorheffing begin 1994, moesten b.v. de formulierenbestanden van financiële instellingen inhoudelijk worden doorgelicht. Vooraf moest met oplage- en distributiebeperkingen rekening gehouden voor die formulieren waarop de wetgeving van toepassing is: registers, staten, akten, attesten, verklaringen en getuigschriften. 

Formulieren moeten correct de achterliggende regelgeving weergeven. Goede formulieren vorm geven betekent ook aandacht hebben voor de gebruikte taal. Is die voldoende afgestemd op de gebruiker? Wordt ambtelijk jargon vermeden of wordt deze voldoende toegelicht? Welke motivatie wordt gegeven aan de invuller? Formulierenuitgevers realiseren zich steeds meer dat men aandacht moet hebben voor de gebruiker. Wie van een regelgeving wil genieten door een formulier in te vullen, zou zich niet moeten beroepen op (politiek) dienstbetoon of moet geen lijvige instructies doorworstelen met heel wat ballastinformatie.

Bij het in voege treden van de nieuwe wetgeving moesten, afhankelijk van het type formulier, soms ingrijpende, vormelijke wijzigingen worden doorgevoerd op basis van een doorgedreven formulieranalyse. Dergelijke aanpassingen komen met regelmaat terug in verschillende disciplines van de bankactiviteit : betalingsverkeer, effecten, kredieten,... Een ander voorbeeld is dit van de BTW-voet. Bij elke wijziging in de aanslagvoet of de toepassing ervan, moeten formuliertoepassingen als facturen worden herzien.

Daar waar van een formulierbeheerder bezwaarlijk een verregaand inzicht in de wetgeving kan worden verwacht, ligt in de vertaling van wettelijke regelingen administratieorganisatorisch een belangrijk takenpakket weggelegd, zowel "preventief" in het voorbereiden van de aanpassingen en het onder controle houden van de formuliervoorraden, als "curatief", m.n. binnen een zo kort mogelijk tijdsbestek alle noodzakelijke aanpassingen uitvoeren, voor nieuwe voorraden zorgen en gebruikers instrueren over de wijzigingen in het formuliergebruik.

Onder druk van verbruikersorganisaties zien niet alleen nieuwe inhoudelijke maar ook vormelijke voorschriften het daglicht. De zogenaamde 'kleine lettertjes' worden bijvoorbeeld geweerd uit contracten, zodat bij de typografie hiermee rekening moet worden gehouden. Dit heeft o.m. zijn weerslag op de lettergrootte of het corps van de letters, de witruimte tussen de letters onderling of het letterwit, de witruimte tussen de regels onderling of de interlinie en de keuze van het lettertype.

De identieke vormgeving van 'doorslagen' in contractuele documenten, de wettelijke vermeldingen als de vennootschapsvorm, het handelsregister of de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, het rekening- en het BTW-nummer op uitgaande documenten, verwijzingen naar de wet op de bescherming van de privacy, naar algemene regelingen of b.v. verkoopsvoorwaarden hebben stuk voor stuk implicaties op de formuliervormgeving. De formulieranalist past hierbij een functionele gradatie in betekenisniveaus toe, zodat bijvoorbeeld een correspondentieadres superieur ten opzichte van het adres van de maatschappelijke zetel wordt vermeld op briefpapier en inferieur op akten.

2.9 Normen voor verpakking en bewaring

Afhankelijk van de aard en de bewerking van formulierdrukwerken op b.v. papier of plastic moeten de producent, de eigen magazijnbeheerder en de verantwoordelijke voor een nabewerkingproces met specifieke verpakkingsnormen rekening houden. Deze zijn veelal terdege gekend en gestandaardiseerd door de producent. De formulierbeheerder kan de verpakking nochtans naar eigen behoefte verder specificeren. Zo kan de verpakking b.v. worden afgestemd op de interne bedeling. De formulierbeheerder geeft hiertoe opdracht aan de producent om b.v. kleinere deelverpakkingen per 100 exemplaren te maken of de verpakkingen te groeperen volgens een vooraf vastgelegd leveringsschema. De verpakking bij de producent is vaak niet het enige 'verpakkingsmoment'. Het is best mogelijk dat een interne distributeur een verpakkingscircuit toevoegt aan dit van de initiële verpakker. Ook dit 'verpakkingsmoment' dient kwalitatief bewaakt te worden.

Voor de bewaring van formulierdrukwerken gelden normen die o.m. betrekking hebben op de magazijnconditionering, de brandveiligheid, de droogtijd van de bedrukking, de acclimatisatie van de basismaterialen. Aanvullend bewaakt de formulierbeheerder het voorraadverloop, met name b.v. de prioritaire bedeling van oude stocks volgens het "First In First Out" (FIFO)- principe. De formulierbeheerder heeft veelal de eindbevoegdheid over wat wel en niet in voorraad moet gehouden worden. Het is b.v. best mogelijk dat anderstalige varianten van formulieren in België, in voorraad moeten gehouden worden omdat ze nu eenmaal beschikbaar moeten zijn, ook al worden ze niet of nauwelijks benut.

De keuze van de merken voor zelfkopiërende papiersoorten is bijvoorbeeld onderworpen aan strenge eisen inzake de verwerking en de bewaring. Hoe lang een zelfkopiërende set voor gebruik zijn zelfkopiërende kwaliteit moet bewaren en hoe lang de doordruk na de invulling bewaard blijft, zijn vragen die een antwoord moeten krijgen voor b.v. formulieren die verbintenissen vastleggen. Bij de verpakking van zelfkopiërende papiersoorten moet rekening worden gehouden met mogelijke spookdrukken indien de chemische lagen onder druk zouden worden geactiveerd. Teveel op elkaar stapelen of verpakken onder spanning, b.v. met krimpfolie of volgens te grote hoeveelheden in verhoudingsgewijze te kleine dozen, zijn te mijden.

De formulierbeheerder laat waar haalbaar de formulieren per interne bestelhoeveelheid of veelvouden daarvan verpakken, b.v. met tussenvoeging van gekleurde tussenbladen of geschrankt. Andere specificaties opgenomen in de technische opdracht van het formulierbeheer, kunnen de producent opleggen volgnummers aan te brengen op deelverpakkingen, eventueel overeenkomstig de nummering van de inhoud (genummerde formulierdrukwerken), en een voorgeschreven artikelidentificatie. Grote producties krijgen bij voorkeur volgnummers van productie mee i.f.v. voorziene nabewerkingen en productcontroles. Zelfs de stapelwijze en de hoogte en het formaat van pallets kunnen worden voorgeschreven in functie van de magazijnstructuur.

Bewaringsnormen worden uitgedrukt in graden Celsius, of Fahrenheit in Angelsaksische landen, voor temperatuurcondities, in percent voor vochtigheid of humiditeit, in millimeter kwik, bar of Pascal voor atmosferische druk, en in lux voor de lichtomstandigheid. De combinatie van lucht, warmte, vochtigheid, licht en atmosferische omstandigheden, bepalen in sterke mate het verouderingsproces van formulieren.

I.f.v. specifieke druk- of nabewerkingprocessen stellen zich specifieke eisen qua klimatisatie van het gebruikte materiaal. Gangbare bewaaromstandigheden voor magazijnen zijn 15 tot 20 ° C met een vochtigheid van 50 tot 60 % bij een minimale, functionele verlichting.

Behalve vocht, druk en warmte, is ook statische elektriciteit een belangrijk conditioneringgegevens, met name in droge zomers en vorstige winters. Statisch geladen papier kleeft aan andere vellen, een fenomeen dat b.v. ook na het printen voorkomt.

De formulierbeheerder schrijft vaak functionele verpakkingsnormen voor die de bewaring ten goede komen, b.v. gesloten verpakkingen voor blanco laserpapier om het vochtgehalte te behouden of de tussenvoeging van kartons om het kromtrekken van enveloppen voor automatische vulling te voorkomen. Hij of zij volgt de markt van de basisgrondstoffen en schrijft vanuit specifieke bewaringsnormen papiersoorten en types voor waarvoor prijs wordt gevraagd, b.v. Zanders Autocopy, Idem, Giroform of Reacto voor zelfkopiërende papiersoorten met een lange bewaartermijn. Daarnaast worden labtechnische onderzoeken geïnitieerd in functie van de marktverkenning enerzijds, en de productcontrole anderzijds. De verpakking- en bewaarcondities worden hierbij eveneens aan een onderzoek onderworpen.

2.10 Interne procedures en elektronische gegevensregistratie

De formuliervormgeving wordt in sterke mate bepaald door interne procedures en, voor elektronische vastlegging, door het maximaal aantal karakters van bestandsgegevens die kunnen worden opgeslagen.

Een eerste belangrijk geheel van interne procedures wordt bepaald door het formulierbeheer zelf in functie van de herkenbaarheid van formulieren onder de vorm van een artikelidentificatie-code en een titel, de wijze van interne bedeling of bestelling via een voorraadadministratie(- systeem) en eventueel een daaraan gekoppelde interne verrekening, besteleenheden waarop de verpakkingsnormen worden afgestemd, kleurregisters die product-, taal- of administratiegebonden zijn enz. De bedoeling is niet alleen de behandelingswijze door formulierbeheerders te standaardiseren, doch ook standaarden voor "het werken met formulieren" aan alle betrokkenen bij formuliertoepassingen op te leggen. Mits een goede aanpak moet dit de efficiëntie van het formuliergebruik optimaliseren.

De standaardisatie van de lay-out, zoals b.v. het voorzien van een vaste plaats voor de afzender en geadresseerde binnen de zetspiegel, verhoogt de invuleconomie en vereenvoudigt de verwerking van formulieren. Door dezelfde volgorde van gegevens te hanteren in een papieren invulmodel als de invoervolgorde van gegevens in een invulscherm, wordt de overdracht van papier naar scherm b.v. aanzienlijk vereenvoudigd.

Door de sterk opgekomen automatisatie van b.v. cliënten- en facturatiebestanden, en productidentificaties, zijn eveneens een aantal beperkingen gecreëerd die inherent verbonden zijn aan de aard en de lengte van gegevens die kunnen worden geregistreerd. Invulvelden standaardiseren betekent hier deze structureren per karakter of groep van karakters in functie van de elektronische vastlegging of in functie van specifieke controles op de volledigheid van informatie. De structuur van het Belgisch bankrekeningnummer bestaat b.v. uit drie reeksen cijfers: "abc-defghkl-mn" volgens een 3-7-2 -structuur. Door per karakter een hokje te voorzien, wordt een eerste controle op de volledigheid ingebouwd. Als een cijfer ontbreekt is dit meteen zichtbaar doordat een leeg hokje voorkomt. De laatste twee cijfers vormen bovendien een controle-getal, waarmee via de zgn. "modulus 97"-methode wordt berekend of het rekeningnummer correct is. Een per karakter gescheiden gegevensregel, helpt het mogelijk aantal ingevulde karakters beperken, zodat een dergelijke structuur uitstekend kan worden afgestemd op de gegevenslengte van een bestand.

De discussie over de normalisatie van een formulierenbestand is allesbehalve volledig indien deze los van de normalisatie van 'elektronische' formulieren wordt gevoerd. De afstemming van de vormgeving van elektronische invulmodellen op deze van 'fysische' formulieren is één van de grote uitdagingen in de uitbouw van een allesomvattend formulierbeheer. Een totaalbenadering komt de gebruiksvriendelijkheid van formuliertoepassingen ten goede, temeer omdat gebruikers meestal met beide invultoepassingen naast én in aanvulling van elkaar te maken krijgen.

2.11 Veiligheidsnormen

Voor de druk, het transport, de opslag en de interne verspreiding van waardepapier en bedrijfsverbindende formulieren, gelden strikte veiligheidsnormen die b.v. onder impuls van (inter-)nationaal regulerende instellingen zoals een Commissie voor het Bank- en Financiewezen (B), of andere betrokken partijen zoals verzekeringsmaatschappijen, worden opgelegd.

Het vervoer van waardepapier gebeurt per definitie via een waardentransport door een firma die hierin is gespecialiseerd, b.v. G.M.I.C., Securitas, Brinks Ziegler, en wordt b.v. begeleid met genummerde vervoer- en dechargedocumenten. Het transport moet bovendien afdoende verzekerd te zijn.

De productie van certificaten moet b.v. voldoen aan een aantal veiligheidsvoorschriften. Zo kan de formulierbeheerder bepalen dat de druk onder het persoonlijk toezicht van een hoofdverantwoordelijke van de (veiligheids-)drukkerij moet gebeuren, een beginsel van persoonlijke aansprakelijkheid. Een ander voorbeeld van een veiligheidsnorm tijdens de bedrukking van veiligheidspapier, is deze van de opslag van het onbedrukt, gedeeltelijk of geheel bedrukt veiligheidspapier in een "beveiligde ruimte".

De formulierbeheerder zal b.v. eisen dat het veiligheidspapier tijdens de verschillende drukfasen die het ondergaat opgeslagen wordt in gesloten kasten, of een kluis waarin twee verantwoordelijke personen met elk een sleutel of geheime toegangscode toegang hebben. De druk zelf gebeurt dan meestal in een beveiligde zone waarin enkel bevoegden toegang hebben. Aan de ingang moeten desgevallend identiteitscontroles gebeuren. Bij de vernietiging van overschotten veiligheidspapier moeten processen-verbaal worden opgesteld enz. Vooral in bedrijven die veel met waardepapier omgaan, zoals financiële instellingen, is het vaak de formulierbeheerder die in een technische drukopdracht de veiligheidsprocedures verwerkt, oplegt en controleert. Minimaal moet de formulierbeheerder als opdrachtgever voor veiligheidsdrukwerken het aankoopprofiel kunnen bepalen: welke drukkers voldoen aan de gewenste veiligheidsvoorschriften, aan welke normen moet worden voldaan?

Bij de ontwikkeling van geschenkcheques, maaltijdcheques of andere cheques worden een aantal normen en technieken gehanteerd welke eventuele vervalsing moeten voorkomen of althans duidelijk aantonen. Formulieren met een "verbindend" karakter zijn meestal genummerd en worden via een afzonderlijk magazijn en via een geijkte interne veiligheidsprocedure verdeeld.

Alle veiligheidsnormen die van toepassing zijn op de productie van waardepapier, worden gedetailleerd omschreven in de technische fiche of in een addendum bij het technisch lastenkohier. In dit addendum wordt bijvoorbeeld ook bepaald dat tijdens de productie van aandelen de emitteerde financiële instelling controles kan uitvoeren op de productie en het naleven van de veiligheidsvoorschriften. Veiligheidstechnieken zijn een materie op zich, en niet enkel voorbehouden aan financiële instellingen. Ook de uitgevers van geschenkcheques, van gelijkvormigheidattesten voor wagens, van diploma's en getuigschriften... hanteren veiligheidsnormen voor de druk en de verspreiding van waardepapier.

2.12 Marktstandaarden

Andere standaards die bepalend zijn voor de technisch-grafische formuliervormgeving, worden bepaald door de structuur en de mogelijkheden van de markt waarop prijs wordt gevraagd. Deze 'marktnormen' houden zowel beperkingen als mogelijkheden in en liggen aan de basis van kostprijs- en kwaliteitsoverwegingen bij de uitbesteding van drukwerken.

Ook de papiermarkt is gebonden aan de wet van vraag en aanbod. Een goed voorbeeld hiervan is de opgang van gerecycleerde en chloorvrij gebleekte papiersoorten onder impuls van de "groene" lobby. De studie die Greenpeace in het voorjaar van 1992 aan papierproducenten, drukkers en bedrijvendrukwerk opdrachtgevers, verspreidde, blies b.v. bij heel wat bedrijven de discussie rond de aanwending van milieuvriendelijke grondstoffen nieuw leven in. Al moet gezegd dat papier- en inktproducenten daarop niet gewacht hebben en reeds jarenlang innoveren. De zgn. eco-balans, het evenwichtig gebruik van grondstoffen, energie, licht, lucht en water is hierbij een belangrijk gegeven. Heel wat milieunormen worden overigens nog steeds door producenten bepaald omdat objectieve en internationaal erkende econormen nog niet of nauwelijks bestaan.

Daarnaast zijn ook productietechnische aspecten mee bepalend zijn voor de kostprijs van een formulier‑uitvoering.

Voor uitvoeringen van zelfkopiërende setvormen (technisch detail in 4.1) worden veelal get meest gangbare grammage 56 g/m², 53 g/m² en 57 g/m² benut, courant in kwaliteiten als Idem, Eurocalco en Reacto, of 54 g/m² en 55 g/m² voor Giroform. Wanneer het grammage binnen de eerste reeks dienen te vallen voor specifiek gevoelige elektronische impactprinters, kan vanuit de marktsituatie voor Idem en Reacto worden gekozen. Voor betere producties van setvorms, o.m. briefpapier, cliëntgerichte kopieën, wordt dan weer naar op de markt courante meer kwalitatieve soorten gezocht, zoals de Idem Superior 80 g/m² of de Giroform Hochweiss 80g/m².

Conform het onderscheid dat tussen A- en B-kwaliteiten wordt gemaakt door de producenten zelf binnen hun aanbod, kan de formulierenaankoper specifieke kwaliteiten gevraagd. Naast de kwalitatief betere enveloppenkwaliteit Royaumont houdt MoDo bijvoorbeeld de hieraan inferieure offsetkwaliteit Senlis aan die goedkoper is en eveneens voor de productie van enveloppen wordt aangewend. Zo ook wordt de briefkwaliteit 100 g/m² van Arjo Wiggin's "Conqueror" soms voor enveloppenproducties aangewend i.p.v. de enveloppenkwaliteit 120 g/m².

Per type 'formulier', of het nu gaat om PVC of papieren producties, personalisatietechnieken als embossing, lasergravure, of ink-jet, nabewerkingen als OCR of automatische vulling, moet de formulierenaankoper met zeer specifieke mogelijkheden en beperkingen in de markt rekening gehouden. De prijs/kwaliteit verhouding zoals bepaald door de markt zelf is hierbij niet het minst belangrijke gegeven, gezien de formulierbeheerder door het voorschrijven van specifieke merken en types die voor een bepaald drukwerk in aanmerking kunnen komen, zowel aan kwalitatieve marktbeperking kan doen, door een groep van merken en types als betere kwaliteit voor een bepaalde formuliertoepassing te eisen, als aan kostprijsbewuste marktverruiming, door voor meerdere gelijkwaardige merken/types tezelfdertijd prijs te vragen.

De meeste A4's, al dan niet houthoudend offsetpapier worden momenteel uitgevoerd in 80 g/m². Doordat de meeste drukkers, fotokopiecenters e.d. het voorheen frequent gebruikte 70 g/m² niet meer aanhouden is het laatste grammage minder vanzelfsprekend en vaak duurder geworden. Dit is een voorbeeld van een marktevolutie.

Met de opkomst van milieuvriendelijkere productietechnieken voor papier worden kringloop- en chloorvrij of chloorarm gebleekte papiersoorten minder prijzig en meer in concurrentie met de 'traditioneel' geproduceerde papiersoorten. Naarmate het kostprijsverschil aanvaardbaar klein is, wint dan weer de uitstraling van het gebruik van milieuvriendelijker papier veld, als imago element bij formulieruitgevers. 

Niet minder belangrijk is bijvoorbeeld de invloed van de kantoorautomatisatie die resulteerde in verschuivingen in het papiergebruik: thermisch papier voor fax, fotokopie-, laser- en kettingpapier, bijvoorbeeld. De papiermarkt is interactief met andere 'markten' zoals deze van de telecommunicatieapparatuur of de kantooruitrusting. Om tot een optimale ‑ dit is een kwaliteit-, kostprijs- én functiebewuste papierkeuze te komen, moet de formulierbeheerder de papiermarkt nauwgezet te volgen en de aankoop sturen en afstemmen op actuele marktnormen.

2.13 Europese richtlijnen

In het kader van de totstandkoming van de Europese eenheidsmarkt in 1993, zijn en worden een aantal richtlijnen m.b.t. o.m. de afstemming van nationale wetgevingen op een ruimere Europese markt voor personen-, diensten- en goederenverkeer alsook marktverruimende productienormen vooropgesteld en goedgekeurd conform het zgn. 'Witboek'. Aansluitend spelen ook hier functionele vormgevingsnormen, uit oogpunt van de marktverruiming in de grafische sector en in de eigen bedrijfsactiviteiten.

Op het vlak van de normalisatie van administratieve documenten, werd in maart 1968 reeds in Europese context een standaard ingevoerd voor de wettelijke vermeldingen van bedrijven, waarin de in België en Nederland nationaal geldende wettelijke normen bijna integraal werden onderschreven. De normalisatie van administratieve documenten heeft zich sindsdien hoofdzakelijk toegelegd op de normalisatie van douanedocumenten, waarin overigens ook binnen de Belgisch-Luxemburgse Economische Unie (BLEU) en de Benelux initiatieven werden ontwikkeld, b.v. in samenhang met de automatisatie van de declaratie en de dedouanering.

De werkzaamheden van het Europees comité voor de normalisatie (CEN) sluiten nauw aan bij het standaardisatiebeleid dat de nationale markten moet verruimen en nationale of regionale protectionistische reflexen moet ondervangen. Het CEN spitst zich hoofdzakelijk toe op de industrie en ontwikkelde totnogtoe weinig of geen activiteiten die relevantie hebben voor de grafische industrie en specifiek de formuliervormgeving. Bovendien wordt bij de normalisatieactiviteit van het CEN bewust aansluiting gezocht bij de ISO-normen.

Allicht belangrijker is de 'niet-officiële' activiteit die met het totstandkomen van de eenheidsmarkt in het vooruitzicht werd ontwikkeld. Fusies, overnames en samenwerkingsakkoorden in de grafische sector maken hier deel van uit. Het volgen van de zich verruimende grafische markt in het licht van de eenheidsmarkt is dan ook essentieel uit oogpunt van kostprijs- en kwaliteitsbewaking. De praktijk heeft reeds bewezen dat internationaal prijs vragen op specifieke deelmarkten zoals deze van kaartproducenten besparingen en kwaliteitsverbeteringen kunnen opleveren.

Inhoud pagina

2.7	Huisstijl
2.8	Wetgeving en regelgeving
2.9	Verpakking en bewaring
2.10	Interne procedures
2.11	Veiligheidsnormen
2.12	Marktstandaarden
2.13	Europese richtlijnen

Voorbeeld verpakkingsnorm voor vellen

• verpakking rand en bovenbeveiliging tegen beschadiging door vervoer en stoten
• op stabiele pallets met afmetingen volgens de Europallets
• per riem aangeven van de aanlegzijde op de verpakking
• maximale hoogte van palletplaatsen ontvangend magazijn
• klimaatbestendig, géén polyethyleen folie
• op elk pak een etiket met vermelding van de het aantal vellen, per pallet vermelding van het aantal riemen en vellen, voorzien van een paklijst met een voor de producent en afnemer leesbare barcode
• op elke riem / pallet een productnummer/refertenummer, vermelding producent en productiedatum
• op de verpakking dient duidelijk vermeld te worden welke de vilt- en zeefzijde zijn
• verpakt in riemen van 500 vellen RA0-formaat (841 x 1189 mm = 1 m²) met een tolerantie van 1 mm rondom
• met opgave van de RV (relatieve vochtigheid) volgens de genoemde specificaties
• gladde snijkant, haaks gesneden i.f.v. aanleg in de pers
• productieprotocol met precieze aanduiding bruto- en netto gewicht per riem / pallet

Voorbeeld verpakkingsnorm voor rollen

• verpakking rand en bovenbeveiliging tegen beschadiging door vervoer en stoten
• op stabiele pallets met afmetingen volgens de Europallets
• maximale hoogte van palletplaatsen en een maximaal gewicht overeenkomstig de maximale draagkracht ontvangend magazijn
• klimaatbestendig, géén polyethyleen folie
• op elk pak een etiket met vermelding van de rollenomvang, rolnummer, rollengewicht en voorzien van een paklijst met een voor de producent en afnemer leesbare barcode
• opslag van de rollen volgens DIN 6723/3.11 voor een probleemloze verwerking bij de afnemer en de producent
• de rollen mogen geen wikkelfouten bevatten
• de rollen mogen niet te slap gewikkeld zijn aan het begin
• de rollen mogen niet bevatten: wikkelplooien, barsten in de baan, ongelijkmatige wikkeling, bolle of holle wikkeling, overlappen bij de koker, los papier, randscheuren, lassen in de rol, flodderige rolrand, touwmarkering, loszittende koker, beschadigde koker, vochtrimpels, ingedrukte koker, verpakkingsgebreken, stofdeeltjes
• bij baanbreuk of interruptie één kleving bij 90% van alle rollen, maximaal twee klevingen op 10% van de rollen
• een kleefband, langs beide zijden gekleurd, is aan het begin en het einde van de interruptie aangebracht
• de kleefband moet aan de voorzijde van de rollenwikkelaar duidelijk zichtbaar zijn
• gewikkeld met gelijkmatig dikteprofiel
• watermerk aan de buitenzijde leesbaar (de zeefzijde aan de buitenzijde)
• gladde snijkant
• productieprotocol met precieze aanduiding bruto- en netto gewicht

Voorbeeld verpakkingsnorm voor fotokopiepapier

• Het verpakte papier mag geen afwijking hebben in het formaat (210mm x 297mm volgens ISO norm A4 en 297 x 420 mm volgens ISO A3)
• afwerking als A4, zeer haaks gesneden (90°, maximaal 6’ tolerantie)
• afwerking als A3, zeer haaks gesneden (fotokopieerapparaten,...)
• het pakpapier is van vochtwerende inpakkwaliteit met een opdruk van verwerkingsinstructies en bewaarcondities
• bedrijfslogo afnemer op alle onderdelen van de verpakking en dozen
• pakken en dozen voorzien van een logistieke codering voor intern transport
• verpakkingsnorm voor klein verbruik:
• verpakt in pakken van 500 bladen, in vochtwerende verpakkingswikkel
• per 5 pakken verpakt in een doos
• dozen op Europallet, maximum stapelhoogte palletplaatsen ontvangend magazijn
• franco levering
• volgens leveringsplan / op afroep
• verpakkingsnorm voor groot verbruik:
• los verpakt in dozen van 2500 tot 5000 exemplaren
• dozen op Europallet, maximum stapelhoogte palletplaatsen ontvangend magazijn
• franco levering
• volgens leveringsplan / op afroep

Geadviseerde acclimatiseertijd voor pallets

Hoeveelheid papier per palet	Temperatuurverschil papier - werkruimte
	5° C	7° C	10° C	15° C	20° C	25° C	30° C	35° C
ca. 0,2 m	4 uur	7 uur	9 uur	15 uur	21 uur	28 uur	41 uur	62 uur
ca. 0,4 m	7 uur	12 uur	17 uur	26 uur	36 uur	41 uur	64 uur	92 uur
ca. 0,6 m	9 uur	15 uur	20 uur	31 uur	42 uur	55 uur	76 uur	106 uur
ca. 1 m	12 uur	18 uur	23 uur	33 uur	46 uur	63 uur	84 uur	115 uur
ca. 2 m	13 uur	19 uur	24 uur	35 uur	49 uur	66 uur	90 uur	123 uur

Omrekenformules voor temperatuur, atmosferische druk en licht

· Omrekening van graden Fahrenheit (Tf) naar graden Celsius (Tc) gebeurt volgens de formule Tc = 5x (Tf -32) 

· 760 mm kwikdruk = 1.000 millibar= 100.000 pascal (Pa) = 1.000 hectopascal (hpa)

lux = lm/m² = lumen of lichtsterkte per oppervlakte eenheid

Voorbeeld van een veiligheidsclassificatie van drukwerken

De indeling van waarden kan op verschillende manieren worden benaderd. Het uitgangspunt is altijd het risico op fraude. Volgende types waarden kunnen worden onderscheiden:

directe waarde	een document is onvoorwaardelijk en onmiddellijk geld waard, bijvoorbeeld geld
indirecte waarde	het document dient ter ondersteuning van een transactie, of van een recht, bijvoorbeeld paspoort, cheque garantiekaart, diploma
voorwaardelijke waarde	document wordt pas geldswaardig nadat er voorgeschreven controles hebben plaatsgevonden, zoals bij cheques, toegangskaarten
informatieve waarde	vertrouwelijke rapporten, examenopgaven
fictieve waarde	bijvoorbeeld briefpapier van een erkende instelling

EU-norm voor de samenstelling van BTW-nummers vanaf 1 januari 1993

	aantal posities	structuur
België	BE 1 2 3 4 5 6 7 8 9	BE 111.111.111 *
Denemarken	DK 1 2 3 4 5 6 7 8	DK 11 111111
Duitsland	DE 1 2 3 4 5 6 7 8 9	DE 11111111 1
Spanje	ES 1 2 3 4 5 6 7 8 9	ES X11111111
of:		ES X1111111X
of:		ES 11111111X
Griekenland	EL 1 2 3 4 5 6 7 8	EL 11111111
Frankrijk	FR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11	FR 11 111111111
Ierland	IE 1 2 3 4 5 6 7 8	IE 1A 11111X
Italië	IT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11	IT 11111111111
Luxemburg	LU 1 2 3 4 5 6 7 8	LU 111111-11
Nederland	NL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 B 11 12	NL 1111.11.111.B11
Portugal	PT 1 2 3 4 5 6 7 8 9	PT 11111111
Verenigd Koninkrijk	GB 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (10 11 12)	GB 111.1111.11
of:		GB 111.1111.11.111
of:		GB GD111
of:		GB HA111

* Deze structuur vormt ook de basis van het nieuwe Belgische ondernemingsnummer of rechtspersonennummer (RPR), waarbij met de kenletters laat vallen en een nul toevoegt voor de nummerreeks.

De "B" in het BTW-nummer van Nederland wordt gebruikt om aan te duiden dat dit een nummer is van de Omzetbelasting. De laatste drie, tussen haakjes geplaatste cijfers in het BTW-nr. van het Verenigd Koninkrijk worden gebruikt als aanduiding van een juridische entiteit waarvan de BTW-plichtige deel uitmaakt. Bij gewone BTW-plichtigen wordt de landencode "GB" enkel door negen cijfers gevolgd.

De "X" in de structuur van de BTW-nummers van Spanje en Ierland duidt op een letter, de "A" in de structuur van het BTW-nummer van Ierland op of een cijfer, een letter, een "+" of een "*". In de structuur van de BTW-nrs. van Groot-Brittannië staat "GD" voor Governement Departments en "HA" voor Health Authorities.

De introductie van deze BTW-nummers hangt samen met de richtlijn van 16 december 1991 van de Raad van Europa waarin een nieuw BTW-regime werd voorgesteld (bekend als artikel 22, secties 1,c,d en e van de 6de richtlijn).

De punten worden in de praktijk vaak vervangen door (halve) spaties i.f.v. de automatische vastlegging waar slechts 9 posities beschikbaar zijn. Dit om te vermijden dat de punten zouden worden ingevoerd bij een automatische vastlegging.