|
Inhoud Bron: © Boek "Formulierenbeheer. Communicatiemiddel en logistiek instrument",
van Patrik Lauwens (Nederlands), Standaard Uitgeverij/MIM - België, ISBN 90-341-0709-4,
1994. Het
boek is niet meer verkrijgbaar in de handel.
© afbeelding forms naar Mattes,
2006 (origineel onder Public Domain – Bron: Wikimedia).
|
|
Formulierenbeheer > 2 Normalisatie © Patrik Lauwens 2.1 Normaliseren, niet meer dan
normaal! Een efficiënte
coördinatie van het formulierenbeheer is een conditio
sine qua non in de administratieve
organisatie. Diverse normen en
richtlijnen vormen een essentieel onderdeel van dit beheer. Afhankelijk van de bedrijfssector en de
aard van de ontplooide activiteit (diensten, producten of een combinatie van
beide) wordt binnen een ander
normenkader gewerkt. Om een aantal van
deze normgebieden toe te lichten gaan we verder hoofdzakelijk uit van het
normenkader waarmee in financiële instellingen rekening wordt gehouden. In grote lijnen kan men
hierbij onderscheiden: (1)
NBN, NEN en ISO-normen voor administratieve
documenten en bankactiviteiten, (2)
normen en voorschriften van de Post en de
UPU, (3)
normen voor de nabewerkingapparatuur, (4)
kwalitatieve en functionele grafische
productnormen, (5)
(inter)nationale
protocols voor de vormgeving, technische specificaties
en verwerkingsprocedures, (6)
richtlijnen en directieven i.v.m. de eigen
huisstijl, (7)
diverse wetgevingen, (8)
verpakking- en bewaringsnormen, (9)
normen voortkomend uit interne procedures
en elektronische gegevensregistratie, (10)veiligheidsnormen
voor de druk, het transport, de opslag en de interne verspreiding van
waardepapieren, (11)marktnormen
en (12)Europese
richtlijnen Geen van deze
normen staat op zich of vormt een statisch gegeven. Elk van deze normerende
materies is constant in beweging. Bovendien is er een onvermijdbare
interactie. Niet alleen de verschijningsfrequentie van nieuwe of hernieuwde
normen is bepalend voor de coördinatie van de formulierenlogistiek, doch ook
een anticiperend voorraad- en vormgevingsbeleid dat rekening houdt met de
hoger geschetste evolutie. Meer nog, de normalisatie is in het
formulierbeheer een permanente zorg in een efficiënte en effectieve
administratieve organisatie. Zonder hierbij volledig te (kunnen) zijn, is
het allicht nuttig de inhoud van het gegeven 'normalisatie' op basis van de
hoger gegeven indeling van hoofdrubrieken te overlopen en waar mogelijk het
belang van elke normdiscipline te illustreren.
Standaardisatie werd
lang beschouwd als een bijproduct van de technologische evolutie, niet als
een technische discipline op zich. De eerste duidelijke vormen van
normalisatie zijn terug te vinden in de bouw en de handel, b.v. gewichten en maatvoering, in financiële
verrichtingen, b.v. munteenheden, en in militaire
technologie. Voorbeelden hiervan zijn de standaardisatie van gewichten en
maten van stenen voor de bouw van piramiden in Egypte, de maatvoering van
pijpleidingen voor de Romeinse aquaducten, de standaardisatie van de
militaire voertuigen van de Romeinse legioenen, de gewicht-,
lengte- en breedtematen voor geweven kleed opgelegd door de Engelse gilden in
de 12de eeuw, de standaardisatie van vervangstukken voor de scheepsbouw in
het 15de eeuws Venetië, de invoering van het
metriek stelsel in Frankrijk in 1790, een standaard systeem voor
schroefdraden geïntroduceerd door Whitworth in 1841
in de V.S.A.. Met de technologische ontwikkeling van de laatste eeuwen, heeft
ook de standaardisatie een hoge vlucht genomen, denken we b.v.
aan het spoorwegennet, de eenheden voor elektriciteit. Het Belgisch
Instituut voor Normalisatie (BIN) en het Nederlands Normalisatie Instituut
(NNI) leggen in de lijn van de International Standard Organisation
(ISO) normen op voor de administratieve organisatie. Deze normen worden
aangeduid als NEN, NEderlandse Norm, NBN, Norme Belge/Belgische Norm en
ISO. De Belgische normen
voor administratieve documenten die van 1956 dateerden, werden gedeeltelijk
herwerkt naar aanleiding van de activiteit die daarvoor in omliggende landen
werd ontwikkeld en niet in het minst onder invloed van de normalisatie die
door de International Standard Organisation (ISO)
op dit vlak werd doorgevoerd. In de oude norm waren zeer uiteenlopende
briefschikkingen mogelijk. De
Nederlandse norm NEN 3162 van 1960 werd b.v. reeds
in 1967 herwerkt, vanaf 1974 herschreven en in de daaropvolgende jaren
aangevuld en verfijnd. Dit houdt een
ingrijpende verandering in in de vormgeving van
briefpapier en enveloppen voor de Belgische bedrijven die hieraan binnen
afzienbare tijd willen voldoen. Voorlopers van deze linkse adressering zijn
de vestigingsplaatsen van Duitse en Nederlandse bedrijven in België, Cera (sinds 1974, nu KBC) en enkele openbare financiële
instellingen zoals het Gemeentekrediet (nu Dexia) en de ASLK (nu
Fortis). De laatste twee waren
overigens vertegenwoordigd de normalisatiecommissie. Door de
internationalisatie van het goederen- en personenverkeer zijn internationale
normen belangrijk geworden. De ISO-normen voor datatransmissie, voor de
weergave van munteenheden (ISO 4217), en de normen voor het encoderen en personaliseren van
magneetkaarten zijn hiervan voorbeelden in het internationaal betaalverkeer.
De ISO is daarnaast ook toonaangevend in andere normalisatiemateries zoals
adressering of postvoorbereiding. De lengte en het aantal lijnen in
adresseringen is bijvoorbeeld een punt van discussie tussen de verschillende
nationale normalisatie‑instellingen en postdiensten en de International
Standard Organisation en de Union Postale Universelle (UPU). Vraag is in welk
tempo de markt deze evolutie zal volgen. Uit de praktijk blijkt bijvoorbeeld
dat de normalisatie van enveloppenformaten tot een typebeperking leidt. Minder types enveloppen kunnen volstaan om
de uitgaande papierstromen zoals facturen en brieven te verwerken. In België
ligt de invoering van een nieuwe norm op enveloppenformaten nog vers in het
geheugen. Belgische enveloppenfabrikanten houden momenteel een ruim
assortiment aan en bevinden zich niet voor alle types in een
concurrentiepositie op een grotere (internationale) markt. Denken we hierbij bijvoorbeeld aan de
"Amerikaanse" envelop van 114 x 229 mm die ook naar omliggende
landen wordt uitgevoerd. Het internationaal genormeerd formaat 114 x 224 mm voor automatische vulling voldoet
evenwel net zo goed aan de nabewerkingnormen gesteld voor automatische
vulmachines zoals Böwe, Kern, Bell & Howell, terwijl het formaat 220 x 110 mm voor handvulling
even geschikt blijkt. De twee laatstgenoemde formaten laten bovendien minder
schuifruimte toe, wat op zich een kwaliteitsverbetering is voor de
adressering in vensterenveloppen tijdens de postverwerking. Behalve louter administratieve
normen, hebben b.v. ook normen zoals deze voor
papierformaten (NEN 381, BIN Q 02-001) relevantie voor de formuliervormgever.De
zgn. A-formaten die als Duitse industrienorm (DIN)
bekendheid verwierven, werden bijvoorbeeld ook door de ISO opgenomen, zodat
het voorvoegsel 'DIN' overbodig is geworden. De basis van deze
formaten is het formaat A0. De
oppervlakte is precies 1 m², met een lengte/breedte
verhouding van 1/(vierkantswortel 2).
Het opvolgend formaat beslaat de helft van de oppervlakte, 0,5 m². A2 is dan weer
de helft van A1 en zoverder. De formaatreeks wordt
samengesteld door bij elk volgend
deelformaat het rechtse getal van het vorig formaat te delen door 2 (cijfers na het decimaalteken afronden naar
beneden ) en dit als eerste getal over te nemen. Het mooie aan ISO-normen is dat ze internationaal toepasbaar
zijn. ISO-normen toepassen betekent dat een naamkaartje past in een standaard
etui voor naamkaartjes. Het betekent ook dat papieren passen in enveloppen,
in verzendmappen, in draagtassen, in briefhouders en archiefdozen. Vervolgens wordt het
eerste getal van het vorig formaat overgenomen als rechts getal van het
volgend deelformaat. De formaten worden verder gedefinieerd met een
"L" voor een liggend formaat (breedte groter dan hoogte) en
"S" voor een staand formaat (hoogte groter dan breedte)., b.v. A3L, A4S, A5L. Het zou voor de hand
liggen dat het Belgisch Instituut voor Normalisatie zich de komende jaren ook
sterker zou toeleggen op de normalisatie van labtechnische onderzoeksmethoden
voor papier (treksterkte, porositeit, reflectie, stijfheid,...). Wie zich
thans wil toeleggen op labtechnisch onderzoek is veelal aangewezen op wat
hieraan binnen ISO, AFNOR, DIN of NEN reeds werd gestandaardiseerd. Doordat
deze normen naast en door elkaar worden gebruikt, heerst , vooral in de
Belgische optiek, vaak grote onduidelijkheid wanneer een
kwaliteitsvergelijking of -meting wordt uitgevoerd. 2.3 Normen en voorschriften van de
nationale postdiensten en de UPU Ook de nationale
postdiensten treden normerend op, zowel door het vooropstellen van
'genormaliseerde' zendingen als door een gewichts-
en functie- gebonden tarifiëring. De zones voor adressering, het frankeren en
de afzender, worden voorgeschreven conform de richtlijnen van de internationale
postunie (Union Postale Universelle of UPU). De
Nederlandse Post bekrachtigde reeds vroeg het (UPU-) Verdrag van Genève in
1974 in een toelating om links te adresseren. De Belgische Post kwam pas in
1993 officieel met een toelating naar buiten. Hoewel hierover voordien geen
externe publiciteit wordt gevoerd, ondertekende de Belgische Post in 1974 mee het verdrag van Genève. Enkel
interne nota's van de Belgische Post en individuele toelatingen aan bedrijven,
getuigden tot voor de publicatie van brochures als die van het Nationaal
Verbond van het Katholiek Secundair Onderwijs van de instemming van de
Belgische Post. Voor grote zendingen
die via automatische vulmachines worden uitgevoerd, vormt o.m. de functionele afstemming van
enveloppen op nationale postnormen een vereiste. Specifieke productietechnieken zoals het
aanbrengen van gompunten in de plaats van een volle verlijming aan één
zijklep tijdens de confectie van de enveloppen of een zorgvuldige keuze qua papiergrammage van de inhoud, besparen op portkosten
omdat de enveloppen als publicitaire zending kunnen worden gefrankeerd. Mits goede overlegstructuren tussen de
nationale postdiensten en de privé-sector kunnen
artificiële ingrepen als gompunten om publicitaire zendingen te bekomen nochtans
worden vermeden. Gunstigere frankeertarieven zouden b.v.
kunnen worden aangeboden aan verzenders van NBN of NEN genormeerde zendingen. Anticiperend op
de optische lezing van adressen tijdens de postverwerking, werd reeds jaren
geleden van een standaardisatie van de adreszone werk gemaakt. In Nederland
werd de de adreszone b.v.
in de jaren zeventig genormeerd - niet volkomen geslaagd overigens zodat het
Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken een nieuwe norm
uitvaardigde. De in België gebruikte
landencodes voor de postnummers vormen bijvoorbeeld een obstakel voor een
optimale optische lezing in Nederland. De Nederlandse postcode werd
uitgebreid met een straatcode van twee letters, terwijl de Belgische enkel
een viercijferige postcode voorziet. Een kluifje
voor de Europese normalisatie. 2.4 Normen voor nabewerkingsapparatuur Afhankelijk van
de apparatuur die ingeschakeld wordt voor de nabewerking van documenten, moet de formuliervormgever
binnen voorgeschreven marges en met specifieke papier- en inktsoort
kwaliteiten werken. De voorschriften zijn verschillend per nabewerking: bursteren, snijden, separeren, vouwen, couverteren, drukken, automatisch lezen. Binnen elk type
nabewerkingapparatuur zijn verschillende fabrikanten actief die elk eigen
normen vooropstellen aan de te verwerken papiersoorten en -uitvoeringen. Deze
normen zijn meestal in afzonderlijke addenda opgenomen bij de technische
documentatie over de apparatuur zelf. Warme
laserprinters vereisen bijvoorbeeld hittebestendige, zgn. 'xerografisch' papier en, bij een voorbedrukking,
hittebestendige inkten en additieven voor laserprinters. Indien met
kettingpapier gewerkt wordt, liggen de klimatisatiemarges
veelal lager dan bij losbladige printers doordat de kettingbaan kan worden
voorverwarmd. Perforatiewaarden
worden dan weer bepaald door de treksterkte vereist voor enerzijds een
optimale doorloop en bedrukking, anderzijds voor het optimaliseren van de stackflow, het vallen van het papier volgens de
vouwslagen. Grote
hoeveelheden kettingpapier die op andere wijzen worden nabewerkt, worden soms
van rol naar rol verwerkt, zodat de vouwslag hierbij aan belang verliest.
Voor het uitvoeren van pinfeed wordt soms een
alternatieve pinfeedbaan met bijvoorbeeld ovalen
gaten ingevoerd om de doorloop te verbeteren. Verschillende systemen van crimplock of gestanste tanden doorheen meerdere bladen,
optimaliseren dan weer de verwerking van meervoudig kettingpapier op
impactprinters, terwijl voor laserdrukkers opeenvolgende enkelvoudige bladen
opgang maken. Afwijkingen op
de confectie van enveloppen voor automatische vulling bewegen zich binnen
strikte toleranties die niet alleen voor de doorloop in vulmachines
belangrijk zijn, doch ook voor bijvoorbeeld het garanderen van het
vertrouwelijk karakter van brieven gevuld in vensterenveloppen. Die
vertrouwelijkheid wordt b.v. ook bewerkstelligd
door een diapositieve cijferdruk binnenin. Productiviteit
en kwaliteit zijn in hoge mate afhankelijk van het nauwkeurig afstemmen van
papierproducties en -bewerkingen op de hoger vermelde normen voor
nabewerkingapparatuur. 2.5 Kwalitatieve en functionele
grafische productnormen Uit het
standpunt van de gebruiker dringen zich een aantal aanvullende normen op in
functie van de eigen kwaliteitszorg en het functionele karakter van klassieke
of elektronische formulierendrukwerken. Hierbij kan o.m. aan de leesbaarheid
van teksten, aan kleurcombinaties en aan de aantrekkelijkheid van de
vormgeving worden gedacht. Formulierbeheerders
houden vaak een functioneel onderscheid aan tussen 'mass'-producties
en producties met een kleiner bereik of een hogere kwaliteitsvereiste. Voor
enveloppen en briefpapier wordt bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen interne briefwisseling zoals
"memo's" en externe briefwisseling. De directie-enveloppen vormen
vaak een klasse apart en bewegen zich eerder in het gamma 'luxe'-enveloppen.
Om tegemoet te komen aan een functioneel onderscheid wordt b.v. beroep gedaan op steunkleuren en gespecialiseerde
druktechnieken als reliëf- of hoogglansdruk voor directiepapier, naam- en
visitekaartjes. Een functioneel
onderscheid wordt ook gemaakt in zgn. veiligheidsdrukwerken. Dit kan gaan van
het voorzien van een uniek nummer op zgn. "genummerde drukwerken"
tot het aanwenden van gespecialiseerde druk- en productietechnieken. De
productie van polyethyleen veiligheidsenveloppen wordt b.v.
niet aan om het even welke boodschappentassen- of diepvrieszakjesproducent
uitbesteed omdat extra stevige lasnaden en een fraudeveilig sluitsysteem
moeten worden voorzien. Mapjes voor
het opbergen van sommige documenten vereisen b.v.
een speciale behandeling in de PVC- of plasticproductie om weekmakers te
neutraliseren aan de binnenzijde, zodat het opdrukken van de formulieren die
er in worden bewaard niet afgaat op het omhulsel. Formulieren voor gevoelige
elektronische printers worden b.v. zeer haaks gesneden
met een maximale tolerantie van 6' op een hoek van 90", dienen gelijmd
op de inloopzijde of worden gedrukt op papier, of andere materialen zoals
PVC, met een specifieke stijfheid, buigzaamheid of dikte. Andere functionele
vereisten situeren zich in veiligheidsvoorschriften voor de behandeling en de
gezondheid van de arbeidsomgeving. Het gebruik van niet-toxische
papiersoorten, inkten en bewerkingsprocédés is b.v. verplicht indien formuliertoepassingen in contact
met voedingswaren komen. Typografische kenmerken als het lettertype en de leesbaarheid
dragen aanzienlijk bij tot het imago van de uitgevers van formulieren.
Lettertypes kunnen b.v. een 'jong', een 'modern',
of een 'klassiek' imago hebben. Bij het gebruik van
kettingpapier of enveloppen in een nabewerkingomgeving spelen factoren als
stof- en geurproductie eveneens een rol bij de materiaalkeuze. Soms dient
hierbij het 'milieuvriendelijk' karakter afgewogen tegen nadelen in het
verwerkingsproces, zowel qua gezondheid, veiligheid, prijs als productiviteit. Voor
beeldschermformulieren gelden specifieke ergonomische normen zoals de afstand
van de invuller tot het scherm, het vermijden van een te hoge interferentie
van het omgevingslicht met de beeldbuis en schuin opgestelde klavieren. De
opstelling van lawaaierige printers in geluidsdichte kasten of gescheiden van
de werkruimte, is een andere voorbeeld van een ergonomische eis. 2.6 (Inter)nationale
protocols Elke
bedrijfssector hanteert eigen normenkaders of protocols
voor zijn vakgebied. In de autoproductie zijn dit b.v.
normen voor de assemblage en voor kwaliteitscontroles tijdens de productie
die hun weerslag vinden in productiebegeleidende formulieren voor alle
vestigingen. Grote autoconstructeurs schrijven b.v.
een productieprotocol uit vanuit een centraal planbureau in overeenstemming
met de zgn. gelijkvormigheidattestering die, al dan
niet verschillend per land, voor elk nieuw automodel werd verkregen. De
formulierbeheerder moet deze 'interne regelingen' vertalen in de invullogica
en -structuur van formulierontwerpen en weet meestal precies welke vrijheden
hij zich hierbij kan veroorloven of aan welke beperkingen hij zich moet
houden. Internationaal
betalingsverkeer wordt door internationale protocols
geregulariseerd, ondermeer bij de internationale betalingsopdrachten. In het
kader van landoverschrijdende samenwerkingsverbanden zoals eurocheque, Visa
of Eurocard/Mastercard worden eveneens strikte
normen vooropgesteld zowel qua aggregatie van de grafische productie, qua
personalisatie door de emitterende financiële instellingen, als qua gebruik
en verspreiding. Voor nationale betaalkaart- of chequesystemen zijn deze
normen verschillend van deze voor internationale. De
Beurscommissie en de Commissie voor het Bank- en Financiewezen zijn b.v. toonaangevend op het vlak van de emissie van
aandelen, obligaties, certificaten en andere op de beurs verhandelbare
waarden. Ook hier gaat het om strikte normen voor o.m. de papierproductie, de
drukprocédés, de verspreiding en de bewaring. Binnen de bankwereld
behoort de grafisch-technische realisatie van
betaalkaarten, cheques, aandelen en andere waardepapieren vaak tot de
bevoegdheid van het formulierbeheer dat hiermee een zeer ingewikkelde en snel
evoluerende grafische materie toevoegt aan zijn takenpakket. Het drukken van
cheques op ketting combineert bijvoorbeeld grafische knowhow in gebieden als
nabewerking en OCR- of MICR-sturing met de technisch-grafische achtergrondkennis voor het drukken
van waardepapier. De grafische markt innoveerde overigens enorm op dit vlak,
mee onder impuls van pseudo waardedrukwerken die
voor direct mailings van postorderbedrijven opgang maakten. Deze normmaterie is een
discipline op zich die vaak een zeer specifieke grafische kennis vereist
vanwege de formuliervormgever én die daarnaast beroep doet op
gespecialiseerde, in de meeste gevallen geaggregeerde drukkers. |
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
