Laurentii - numquam solus incedes

Forms & Document management

Inhoud

Bron: © Boek "Formulierenbeheer. Communicatiemiddel en logistiek instrument", van Patrik Lauwens (Nederlands), Standaard Uitgeverij/MIM - België, ISBN 90-341-0709-4, 1994.

Het boek is niet meer verkrijgbaar in de handel.

Formulierenbeheer > 1 Formulierbeheer : opdracht © Patrik Lauwens

1.2 Kostenbeheersing en kwaliteitscontrole

1.2.1 Voorraadbeleid

Door de centralisatie van het formulierbeheer wordt structureel een eerste stap in kostprijsbeheersing en kwaliteitscontrole gezet, o.m. doordat een beperking in de types en het aantal formulieren haalbaar wordt en de vormgeving en interne werkwijze kan worden gestandaardiseerd. Het strikte voorraadbeleid dat door het formulierbeheer als belangrijk facet van de technische opdrachtdefiniëring druk kan worden gevoerd, leidt allicht tot een hoger werkvolume in de bestel- en voorraadbewaking, maar ook tot een strikte controle van de voorraadvolumes.

Formulieren in omloop brengen vertegenwoordigt voor een organisatie een belangrijke kost. De gebruikskost ligt vaak tien keer hoger dan de aanmaak. Goede formulieren vorm geven betekent dan ook oog hebben voor de gecreëerde kost. Efficiënte, resultaatgerichte en gebruiksvriendelijke formulieren vormen de sleutel.

Formuliervoorraden kunnen als slapend kapitaal worden beschouwd. De winstderving op voorraden formulierdrukwerk wordt in de ordegrootte van 20 % geraamd. De voorraadkosten omvatten in deze berekening buiten de rentekosten ook de ruimtekosten voor de opslag en beheer, de risicokosten zoals de verzekering, de kosten wegens bederf en in onbruik raken door "modeverandering", b.v. door nieuwe wetgevingen en automatiseringsprojecten. Een formulierenbestand heeft een natuurlijk verloop van afschaffingen, vervangingen en nieuwe formulieren, geschat op 5 tot 10 % per jaar, afhankelijk van tal van interne en externe factoren.

Door de dialoog tussen het formulierbeheer en de product-, procedure- en/of segmentverantwoordelijken kunnen de oplagen optimaal worden afgestemd op de verwachte behoeften. Het voorraadbeleid is niet te verwarren met het voorraadbeheer dat veeleer een magazijnbeheersfunctie is, eventueel gekoppeld aan een administratieve aankoopbegeleiding.

De uitdaging van een voorraadbeleid bestaat erin én voldoende formulierdrukwerken in voorraad te houden, én de stocks te beperken. Gekoppeld aan inzichten in o.m. het gebruik van de formulieren, in de samenhang en de interactie van formuliertoepassingen, in de wijze waarop de formulieren inpassen in specifieke procedures, is het formulierbeheer het best geplaatst om een voorraadbeleid te voeren.

Het is dan ook merkwaardig dat in sommige organisaties magazijnbeheerders die een direct inzicht in het functioneel karakter van formulieren missen, met het voorraadbeleid worden belast. Een formulier is essentieel een operationeel hulpmiddel dat een specifieke communicatieorganisatorische aanpak weerspiegelt, geen kantoorbehoefte.

1.2.2 Aanloopkosten

Onder aanloopkosten worden alle kosten vervat van het functioneel vooronderzoek, het voor- en definitief ontwerp, de drukwerkvoorbereiding en de aankoopadministratie. Het functioneel vooronderzoek of de formulieranalyse is hierbij in zowat elk denkbaar scenario een onveranderbaar intern bedrijfsgegeven. Dit geldt ook voor de ontwikkeling van een formulierconcept en de creatie van een voorontwerp. Het onder controle houden van de aanloopkosten, vertegenwoordigt een belangrijke kostprijsbeheersing.

Voor utiliteitsdrukwerken is de koppeling van voorontwerp/definitief ontwerp aan de drukwerkvoorbereiding binnen eenzelfde technische platform bovendien, zowel qua kostprijsbeheersing als qua efficiency als qua kwaliteitszorg, een administratief‑organisatorisch voor de hand liggende keuze. Eens al het voorbereidende werk gepresteerd is, kan het herdoen van het ontwerp ten behoeve van een drukproces (zetten) of voor elektronisch drukwerk (programmeren), enkel méér kosten creëren.

Besparen in de pre-press

DTP- toepassingen zijn meestal reeds verantwoord qua kostprijs in de voorontwerp en de ontwerpfase omdat de alternatieve ontwerpmogelijkheden of arbeidsintensiever, b.v. manueel uittekenen, of bijna even duur, b.v. via een gesofisticeerde tekstverwerker, zijn. Indien via DTP de pre-press inspanning om films of elektronisch artwork aan te maken met éénzelfde elektronisch ontwerp kan gebeuren, worden aanzienlijke besparingen gerealiseerd: geen herstelkosten, geen arbeidsintensieve drukproefcontroles en weinig of geen correctiekosten. DTP-artwork is bovendien hergebruikbaar bij herdruk, waarbij ook later aanvullende besparingen worden gerealiseerd.

Bij de berekening van de besparing per ontwerp werd uitgegaan van een vergelijking met de kost voor het uitbesteden van zetwerk en de eigen arbeidskost voor het nalezen van drukproeven, en dit voor de aanmaakinspanning van 2 A4-films per ontwerp. De investeringskost voor het DTP-systeem wordt afgeschreven over meerdere jaren.

Raamcontracten, callopties en just-in-time leveringen

Een aanvullende kostprijsbeheersing is mits samenwerking tussen het technisch opdrachtplatform en eventuele andere aankoopbeslissers o.m. te realiseren in het werken met raamcontracten. Raamcontracten kunnen worden toegepast voor een groep van formulierdrukwerken die grafisch-technische gelijkaardig zijn, en dit eventueel over meerdere jaren gespreid. Andere mogelijkheden zijn callopties, een bestelling met levering op afroep waardoor o.m. de eigen voorraden tot een minimum beperkt blijven en just in time deliveries, leveringen die, meestal in het kader van een raamcontract of een intern beheerscontract met de huisdrukkerij, binnen een korte tijdspanne worden geleverd naargelang de behoefte. Deze aankooptechnieken hebben een grote impact op de aankoopadministratie, in het bijzonder op een aankoopmodel dat werkt met een prijsvraag/toekenning per herdruk, op de productkost zelf, op de aanloopkost per herdruk, en op het voorraadvolume. Just in time deliveries b.v. leiden ook tot een verminderde winstderving als de facturatie na elke deellevering gebeurt. O.m. A. Van Weele, Hoogleraar Inkoopmanagement (NL) stelt, via een koppeling van cost accounting aan principes van kwaliteitszorg, voor raamcontracten t.o.v. de klassieke prijsvraag/toekenningsprocedure besparingen van 10 tot 20 % voorop.

Het prijsvraag-toekenningsmodel creëert vaak hoge aanloopkosten

De prijsvraag/toekenning aankoop beweegt zich bij een ideaal technisch begeleidingsverloop van formulieren overigens binnen een zeer beperkte potentiële besparingsmarge van de aanloopkost, te ramen op maximaal 5 à 10 %, gezien de productiekost voor meer dan 90 % wordt bepaald door de technische en voorraadvereisten en andere aanloopactiviteiten in de drukwerkvoorbereiding.

Dit onderstelt wel dat de formulieren technisch afdoende beschreven worden in een technische opdrachtfiche of een lastenkohier of dat alle noodzakelijke kennis hiertoe aanwezig is en toegepast wordt bij het formulierbeheer. Tegenover deze beperkte besparingsmarge, staan bij een prijsvraag/toekenning aankoop evenwel hoge overheadkosten gezien dit aankoopmodel per herdruk tot een frequentere verhoging van de aanloopkosten in de aankoopadministratie ( van mensen en middelen) leidt en tot een verhoging van de kosten voor de drukwerkvoorbereiding. Kostprijsbeheersing situeert zich hier integraal in een efficiënte werkorganisatie en een economisch verantwoorde aanwending van de beschikbare middelen en mensen.

De externe aanloopkost

Er is ook zoiets als een externe aanloopkost. Dit zijn de specifieke kosten voor o.m. zetwerk, druk- en aankoopbegeleiding die bij de producent worden gegenereerd en via ondoorzichtige omslagsleutels in de globale factuur worden verrekend. De externe aanloopkost die eveneens kostprijsbepalend is, kan in de optiek van scheiding van technische opdracht en aankoop, inzonderheid wanneer de definitieve aankoopbeslissing niet collegiaal wordt genomen, vaak niet of onvoldoende worden gedetecteerd. Een nauwkeurige kostprijsallocatie of een bijsturing in de kostenstructuur is in zo'n geval praktisch onmogelijk te realiseren.

1.2.3 De correlatie tussen aanloopkosten en voorraadkosten

Een derde aspect van kostprijsbeheersing ligt in de correlatie aanloopkosten en voorraadkosten. Enerzijds wordt bij het bepalen van een (her)drukoplage rekening gehouden met de behoefte aan een specifieke formulieruitvoering, b.v. geplande commerciële acties, het seizoensgebonden piekverbruik, op stapel staande automatiseringsprojecten, wijzigingen in wetgevingen, normen en richtlijnen, die tijdens de nauwe en continue dialoog tussen het formulierbeheer en de product-, procedure- en segmentverantwoordelijken worden gedetecteerd. Anderzijds wordt de oplage getoetst aan de interne aanloopkost, in zoverre gekend, gezien de bepaling van de besteloplage samenhangt met de bepaling van het volgend bestelmoment en de daaraan verwante nieuwe aanloopkosten.

1.2.4 Typebeperking

Een andere kostprijsbeheersing die tezelfdertijd een kwaliteitsbewaking inhoudt, is deze van de typebeperking. In essentie komt het er op neer dat zo weinig mogelijk types formulieren worden aangehouden. In organisaties waar een centrale coördinatie van de formulierenlogistiek niet of niet terdege functioneert, is een wildgroei in het formulierenbestand onvermijdelijk: gelijkaardige formuliertypes leiden een eigen leven naast elkaar, op verschillende plaatsen worden formuliertoepassingen uitgedacht en in omloop gebracht, een gestandaardiseerde vormgeving ontbreekt, specifieke formuliertoepassingen verliezen hun essentie of bestaansrecht maar blijven niettemin bestaan.

Ook zogenaamde "social profit" organisaties ontdekken de baten van een marktgerichte benadering. Die aanpak houdt in dat men een formulierengebruiker klantgerichter gaat benaderen. Het resultaat? Een hoger rendement door minder fouten, een betere communicatie die sneller tot resultaat leidt.

In de stad Antwerpen werd na de fusie met de randgemeenten in 1983, het formulierenbestand van 14.000 formulieren teruggebracht tot 10.000. Naar aanleiding van een doorlichting in 1992, waarbij het bestaansrecht van de 10.000 overblijvende formuliertoepassingen werd doorgelicht, bleven slechts 4.000 formulieren over. Van deze formulieren bleken ruim 3.000 formulieren door hogere overheden opgelegd te zijn. Een werkgroep bestaande uit ambtenaren en taalspecialisten werd opgericht om de resterende formulieren aan hun (taal-)gebruiksvriendelijkheid te onderzoeken en aan te passen. Bij een gelijkaardig onderzoek in Utrecht, werd het formulierenbestand naar verluid zelfs van 4.000 formulieren naar 350 teruggebracht, al dient dit getal genuanceerd: elektronische formuliertoepassingen die bestaande klassieke drukwerken vervangen, werden niet in het eindresultaat verrekend.

Inhoud pagina

1.2	Kostenbeheersing en kwaliteitscontrole
1.2.1	Voorraadbeleid
1.2.2	Aanloopkosten
1.2.3	De correlatie tussen aanloopkosten en voorraadkosten
1.2.4	Typebeperking

Theoretisch model van besparing in de aanloopkost formulierdrukwerken via een DTP-pakket t.o.v. klassiek zetten

DTP-toepassing

Besparing - Jaar 1

Besparing - Jaar 2

Besparing - Jaar 3

Aanmaak nieuwe ontwerpen

200 per jaar

200 x 350 EUR

Hergebruik bestaand artwork

200 x 175 EUR

400 x 175 EUR

Totaal geraamde besparing

Hiervan moet de investeringskost voor het DTP-systeem nog worden afgetrokken.

70 000 EUR

105 000 EUR

Cumulatief

Jaren 1+2= 175 000 EUR

140 000 EUR

Cumulatief

Jaren 1+2+3= 315 000 EUR