Forms & Document management

Inhoud

Index

Voorwoord

Inhoud boek

Trefwoordenlijst

Bron: © Boek "Formulierenbeheer. Communicatiemiddel en logistiek instrument", van Patrik Lauwens (Nederlands), Standaard Uitgeverij/MIM - België, ISBN 90-341-0709-4, 1994.  

Het boek is niet meer verkrijgbaar in de handel.

© afbeelding forms naar Mattes, 2006 (origineel onder Public Domain – Bron: Wikimedia).

Formulierenbeheer > 1 Formulierbeheer : opdracht © Patrik Lauwens

1.1 Organisatie en inrichting van het werk

1.1.1 Werkinhoud

Definitie van een formulier

Een formulier wordt vanuit verschillende invalshoeken gedefinieerd. De invuller ziet het formulier als een drukwerk of een beeldscherm waarin variabele gegevens kunnen worden ingevuld, of nog als een strikt gestructureerde vraag-antwoord dialoog waarin de antwoordmogelijkheden eerder beperkt zijn. Niet zelden zal de invuller een formulier beschouwen als een resultaatgericht hulpmiddel om gegevens te verstrekken en verklaringen af te leggen, op basis waarvan een organisatie beslissingen kan nemen in het kader van een regeling. De verwerker, de aankoper, de magazijnbeheerder of de archivaris kaderen formulieren binnen hun eigen werkinhoud. Zo kan een formulier als gegevensdrager, als economaatsartikel, als bestelartikel of als document (ingevuld formulier) worden omschreven. Een allesomvattende definitie geven is dan ook moeilijk omdat de eigen doelstellingen van formuliergebruikers en -verwerkers zeer uiteenlopend kunnen zijn.

Vanuit het oogpunt van de formulierbeheerder, kan een formulier in de lijn van de Nederlandse norm NEN-3516 functioneel als volgt gedefinieerd worden:

"Een formulier is een voor een gegeven procedure (in oplage) aangemaakt invulmodel, ingericht om gegevens uniform, systematisch en volledig vast te leggen (invullen en aanvullen), te lezen, te bewerken, te transporteren, te reproduceren, op te bergen en op te zoeken."

De definitie gegeven in de Nederlandse norm werd in zoverre vervolledigd dat "in oplage" tussen haakjes werd geplaatst en de functies "reproduceren", "opbergen" en "opzoeken" werden toegevoegd. Tevens voegen we daar tussen haakjes "invullen en aanvullen" aan toe.

Formuliervormgevers leggen zich steeds meer toe op het ontwerp van grafische user interfaces. Het sluit perfect aan bij hun specifieke knowhow. Het vergt wel enige vertrouwdheid met de nieuwe media en men moet zich de eigen aardigheden van deze publicaties eigen maken.

Beeldschermformulieren: "formulieren op glas"

Invulmodellen op scherm worden geconcipieerd vanuit dezelfde filosofie als gedrukte formulieren. De Duitse omschrijving "Formulare auf Glas" is dan ook niet eens zo gezocht. De relatie tussen scherm en papier wordt ook weergegeven door het onderscheid tussen de Engelse termen "soft copy" voor beeldschermformulieren en "hard copy" voor gedrukte formulieren. De gebruiksfrequentie wordt bij beeldschermformulieren als meetinstrument benut i.p.v. de oplage. Een aanvullende reden om "in oplage" tussen haakjes te plaatsen is dat formulierontwerpen als reprowaardig model, een te fotokopiëren origineel, kunnen worden opgevat. Of nog, dat het formulier als elektronische lay-out wordt ontworpen, die dan nadien in combinatie met variabele, automatisch vastgelegde, gegevens in een outputformulier of elektronisch drukwerk resulteert. De oplage wordt in deze gevallen een moeilijk te meten basisgegeven in de definitie. In invulschermen, repromodellen, elektronische lay-outs en outputformulieren vindt de formulierbeheerder naast het klassieke drukwerk een nieuw werkterrein, niet in concurrentie met de programmeur, wél als samenwerkende partner.

Het belang van een centraal gecoördineerde aanpak van deze verschillende formuliertoepassingen, uit zich b.v. in de creatie van formulieren die als invoerconcept, een formulier bestemd voor automatische vastlegging, fungeren. Zogenaamde "uitval"-formulieren, formulieren die bij uitval van de beeldschermtoepassing de registratie moeten ondervangen en nadien worden ingevoerd, computerformulieren, waarin vastgelegde gegevens in meestal voorbedrukte invulstructuren worden afgedrukt, en automatisch gelezen documenten zijn andere voorbeelden van de interactie tussen "hard" en "soft copy".

Definitie van een Graphical User Interface (GUI)

Grafische gebruikers omgevingen of kortweg "GUI", zijn de opvolgers van de Character based User Interfaces (CUI). Invulmaskers werden in aanvang enkel op basis van tekstuele vragen geconcipieerd. Met het browserscherm als GUI bij uitstek, werden de grafische mogelijkheden aanzienlijk uitgebreid.

Wat is een Grafische gebruikersomgeving?

• grafische: beeldelementen als tekst, typografie, lijnwerk, kaders, achtergrond-voorgrondcontrasten, kleurengebruik, foto’s en tekeningen,
• gebruiker: de eindgebruiker, de interne of externe klant
• omgeving: de manier waarop de eindgebruiker communiceert met de toepassing: handelingen uitvoeren via het klavier, met de muis, de terugkoppeling van beeldinformatie via het scherm

Formulierconcepten van a tot z

De reden waarom invullen en aanvullen, reproduceren, opbergen, en opzoeken aan de definitie worden toegevoegd, heeft alles te maken met de benadering van het formulier in al zijn aspekten. Een allesomvattende benadering maakt dat het formulierconcept rekening moet houden met méér dan het invullen alleen. "Aanvullen" kan zijn: vervolledigen, maar ook corrigeren (Wordt hiertoe altijd voldoende plaats gelaten in de vormgeving? Wordt er rekening gehouden met het tijdsverlies, het extra werk dat daardoor veroorzaakt wordt?). "Reproduceren" duidt op de relatie van een formuliertoepassing met andere formuliertoepassingen. Heel wat formuliertoepassingen staan niet op zich: gegevens van een schriftelijk invulmodel moeten worden overgetikt in de computer, gegevens worden opgevraagd die reeds in andere aanverwante formulieren werden verwerkt, dezelfde vraagstellingen worden in verschillende formulieren anders geformuleerd ... In diezelfde zin moeten de toevoegingen "opbergen" en "opzoeken" worden begrepen: het formulierformaat moet afgestemd zijn op de formaten van andere formulieren die samen moeten worden geklasseerd, opzoekwerk moet zoveel als mogelijk worden vergemakkelijkt door de plaats en de herkenbaarheid van gegevensgroepen in de lay-out. Bij de technisch-grafische benadering van een formulier, zal b.v. rekening worden gehouden met de bewaartijd en de bewaarcondities. Bepaalde papiersoorten of drukbeelden vergaan b.v. sneller dan andere: tekst op thermisch (fax-) papier, doorgedrukte beelden op mindere kwaliteiten zelfkopiërend papier.

Utiliteitsdrukwerken

Het beheer van briefpapier, enveloppen, naamkaarten, blanco kettingpapier, voorbedrukt laser-, ink-jet, en faxpapier worden eveneens vaak aan formulierdeskundigen toevertrouwd. Dit laat toe tot één centraal beheer van alle zgn. utiliteitsdrukwerken te komen, rekening houdend met de evolutie die in de administratieve logistiek heeft plaatsgevonden. Briefhoofden worden b.v. elektronisch voorbedrukt per filiaal of worden benut voor specifieke formulierlay-outs. Enveloppen zijn niet los te denken van de documenten die er, vaak via een geautomatiseerde vouw-, vul- en adresseerketting, in worden verwerkt. Formulierbeheer treedt hier coördinerend op voor alle toepassingen en stemt functionele ontwerpen af op de mogelijkheden van nieuwe technologieën. In grote bedrijven draagt het formulierbeheer b.v. de integrale verantwoordelijkheid voor alle drukwerk dat in het eigen computercentrum wordt verwerkt. Technische normen voor de nabewerkingapparatuur (couverteren, separeren, bursteren, vouwen, verzamelen, snijden, automatisch lezen...) worden hierbij geïntegreerd in de formuliervormgeving.

Van kasbon (BE) of spaarbrief (NL) tot chipkaart

Naast de klassieke invulformulieren kunnen ook de druk van waardepapier (aandelen, kasbons of spaarbrieven, cheques), veiligheidsdrukwerken (veiligheidsenveloppen, nachtsafezakken, legitimatiekaarten), betaal- en kredietkaarten (met magneetspoor, optische leeszone of chip - de zgn. intelligent card of chipkaart), tot de opdracht van het formulierbeheer behoren. Binnen de opdracht van het formulierbeheer gaat het hier om een specialisatie.

Opdrachtenpakket

De opdracht van het formulierbeheer kan worden onderverdeeld in verschillende deeltaken: het vooronderzoek of de formulieranalyse, het formulierontwerp, de drukwerkvoorbereiding, het beheer van het formulierenbestand, de gebruikersondersteuning en de coördinatie van de formulierenlogistiek. Onderstaand overzicht geeft beknopt weer wat deze deelopdrachten inhouden.

Deelopdrachten -  inhoud

formulieranalyse 

• het bestaansrecht onderzoeken
• ontwikkelen van een formulierconcept waarin de administratieorganisatorische process-flow wordt geïntegreerd
• afstemmen van de invullogica op de invuller (gebruiksvriendelijkheid)
• definiëren van het toepassingsgebied en de gebruiksmodaliteiten

formulierontwerp

• de grafische en technische vertaling van het concept in een formulier
• bewerkstelligen van uniformiteit in de vormgeving
• het aanmaak- of aankoopproces sturen
• afstemmen van het concept op de (geautomatiseerde) nabewerkingomgeving
• bijsturen van het taalgebruik
• toevoegen van behandelingsinstructies, toelichtingen en motivatie
• aanwenden van de meest rendabele technieken

drukvoorbereiding

•  realisatie van een elektronisch ontwerp, eventueel film (of dia) of bromure
• (pre-press) opstellen van een technische fiche met de drukspecificaties (drukwerk)
• vastleggen van de modaliteiten van uitvoering: ideaal leveringsmoment, oplage of gebruiksfrequentie

beheersfuncties

• het implementeren van een voorraadbeleid afgestemd op enerzijds zo laag mogelijke voorraden, anderzijds op voldoende voorraad
• begeleiden van een raadpleegfunctie (cataloog)
• de voorraden opvolgen (i.f.v. herdrukken)
• systematisch uitzuiveren, het aantal formuliertypes beperken
• de verspreiding en de beschikbaarheid bewaken
• gebruikers - het gebruik evalueren, desgevallend bijsturen of corrigeren via instructie of via ondersteuning
• aanpassingen in de vormgeving
• behoeftedetectie /voeling houden met de eindgebruiker en de specifieke gebruiksproblematiek
• het rendement van de aanwending verhogen door formulierconcepten bij te sturen op basis van gebruikerservaring
• coördinatie - de normalisatie en standaardisatie van werkwijzen en procedures rond formuliertoepassingen
• het uitwerken en implementeren van een aanmaak-, druk- en aankoopbeleid
• groepen formuliertoepassingen projectmatig aanpakken
• kwaliteits- en kostprijsbeheersing

Het takenpakket van de formulierbeheerder neemt steeds toe in complexiteit

De normalisatie, het invoeren van standaarden, de integrale kwaliteitszorg en de kostprijsbeheersing, zowel in de beheerlogistiek als in het gebruik van formuliertoepassingen, maken een belangrijke verantwoordelijkheid uit. Het centraliseren van de vakkennis en (bij)scholing op het vlak voor de verschillende deelopdrachten van formulierbeheer is inherent aan het succes waarmee de formulierbeheerder zijn opdracht zal uitvoeren.

1.1.2 Hulpmiddelen

Ontwerpen via DTP

De formulierontwerper maakt vaak gebruik van een "Desk Top Publishing" of kortweg "DTP"-pakket om formulierlay-outs vorm te geven. De aanmaak van een voor- en een definitief ontwerp op DTP is economischer in tijdsbesteding dan het knip- plak- en tekenwerk dat manueel moet worden uitgevoerd en nadien door een fotograveur of drukker opnieuw in een zetsysteem wordt aangemaakt of door een programmeur in een elektronische vorm wordt gegoten. Van een formulierendrukker kan hierbij nog een toegevoegde waarde in de grafische vormgeving worden verwacht. Voor een programmeur is dit zelden het geval omdat een grafische scholing veelal ontbreekt. De toepassing van DTP-pakketten impliceert dat de formulierontwerper aanvullend moet worden opgeleid en gevormd in het werken met elektronische opmaakpakketten. De voordelen liggen in de integratie van formulieranalytisch en grafisch inzicht in de formuliervormgeving én in het drukken van de kosten van kopijvoorbereiding en pre-press.

Voor ontwerpen worden bijvoorbeeld PostScriptbestanden, al dan niet met kleurenselectie, aangemaakt die via diskette rechtstreeks in de fotozetapparatuur van de drukker of van een fotograveur, voor de aanmaak van filmen t.b.v. de drukker, worden ingelezen. Hierdoor wordt het arbeidsintensief en kostelijk proces van drukproefcontroles beperkt tot een grafische eind-of productcontrole. Via een zeer precieze laserprinter met een hoge dpi-waarde kunnen tevens (reprowaardige) modellen worden aangemaakt.

Opmerkelijk is wel dat de verplaatsing van het pre-press gebeuren van het grafisch productiebedrijf naar de formulieruitgever, ook de problematiek van de kopijvoorbereiding en de auteurscorrecties grotendeels naar de pre-pressactiviteit binnenshuis heeft verplaatst. Voor de formulierontwerper is dan ook niet zelden een aanvullende taak weggelegd in het instrueren van interne opdrachtgevers op het vlak van kopijvoorbereiding. Doordat dit toch wel arbeidsintensieve voorbereidend werk rechtstreeks met de eigen pre-presswerkzaamheden relateert, krijgt het bedrijf zelf meer vat op de kosten die hiermee gepaard gaan.

De toepassing van DTP wordt geëvalueerd op verschillende terreinen: de aanwezigheid van grafische knowhow in de ontwerpomgeving, de mogelijkheid beelden, b.v. logo's, en teksten, b.v. kopij uit een tekstverwerkingssysteem, in te lezen in het systeem, de integratie van tekst en beeld, de mogelijkheid tot het maken van een koppeling naar zetsystemen en elektronische druksystemen en de opleiding en onderhoudsondersteuning.

Een systematische artikel- en voorraadopvolging

Eens formulieren opgenomen zijn in het formulierenbestand, moeten deze worden gevolgd in hun toepassing, zowel naar inhoud als naar beschikbaarheid. De inhoudelijke evaluatie en bijsturing maakt een permanente opdracht uit voor de formulierbeheerder. Deze registreert wijzigingen aan bestaande formulieren en kent prioriteiten in uitvoering toe. Het minst wenselijke scenario is dit van een wijziging die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, met vernietiging van bestaande voorraden tot gevolg. In zoverre het formulierbeheer de inhoudelijke opvolging efficiënt weet te organiseren en een voorraadbeleid gericht op zo laag mogelijke voorraden toepast, kan de schade door de vernietiging van oude voorraden beperkt blijven. Een onmiddellijke vervanging kan b.v. aangewezen zijn bij een wetswijziging die onverwijld in specifieke formuliertoepassingen moet worden toegepast, b.v. een wijziging in wettelijk gereglementeerde tarieven. Indien formulierbeheer betrokken is bij, of tijdig geïnformeerd wordt van, nakende wijzigingen in administratieorganisatorische procedures, kan het voorraadbeleid kostprijsbewust op veranderingen anticiperen.

Andere redenen tot onmiddellijke vervanging kunnen louter technisch zijn, b.v. worden onoverkomelijke fouten in de pinfeedbaan van een lot kettingformulieren vastgesteld tijdens het gebruik. In dit laatste geval gaat het b.v. om een productiefout die op de producent kan worden verhaald. In andere gevallen gaat het om wijzigingen die tijdens het herdrukmoment kunnen worden doorgevoerd, na het opgebruiken van bestaande voorraden.

Bij invulschermen en elektronische drukwerken kunnen inhoudelijke aanpassingen onmiddellijk worden verwerkt. Bij grote organisaties die decentraal, b.v. in hun filialen of agentschappen, elektronisch drukwerk laten uitvoeren of schermtoepassingen laten lopen, beperkt de logistieke inspanning zich tot een opdracht tot herprogrammatie of het beschikbaar stellen van een nieuwe elektronische lay-out.

De voorraadopvolging voor formulierdrukwerken in een centraal magazijn of bij de (enige) gebruiker gebeurt doorgaans via zgn. "voorraadsignalen". Bij een geautomatiseerd magazijnbeheer kan dit signaal automatisch worden gegenereerd wanneer de voorraad een niveau bereikt waarop actie moet worden genomen tot herdruk. Bij een enige gebruiker kan aan een signaalblad worden gedacht dat b.v. aan het voorlaatste pak wordt bevestigd. Het signaalblad kan voorgeadresseerd zijn aan het formulierbeheer en nuttige informatie bevatten naar de behandeling toe, zoals gericht gestelde vragen naar verbruiksverwachtingen en gewenste inhoudelijke aanpassingen, of een instructie om bij het signaalblad een aantal modellen toe te voegen ten behoeve van de drukker die de herdruk krijgt toegewezen. Nog interessanter wordt het wanneer ook het bestellen van formulieren automatisch geregistreerd wordt. Dan wordt het immers mogelijk om verbruiksgegevens te raadplegen en te bewerken. Bewerken houdt in dat de signalen, b.v. op zes, vier, twee of één maand voorraad, op hun actualiteitswaarde kunnen worden getoetst en ingevuld op basis van de extrapolatie van het laatst gekende jaarverbruik.

De interne werkplanning van formulieranalyse tot ontwerp, de opvolging van de aankoop, de levering en de verspreiding, gebeurt vaak via een stand-alone opvolgsysteem in de vorm van een rekenblad (spreadsheet) of gegevensbank (database). Hieruit kan dag-aan-dag beleidsinformatie worden geput. Zo kan de uitbesteding van drukvolumes in kaart worden gebracht, kunnen doorlooptijden worden opgevraagd en kunnen piekperiodes in het intern werkvolume worden gedetecteerd enz.

Functionele klassementen

De formulierbeheerder legt meerder klassementen aan om de beheersfuncties die hij of zij moet waarnemen optimaal te begeleiden. Afzonderlijk van deze klassementen kunnen verschillende opzoekingangen via een gegevensbank worden voorzien, de zgn. cataloogfunctie.

Het verder vermelde klassement (zie voorbeeld) laat toe de technische gegevens van formuliertoepassingen, de ontwerpen, de modellen, de bestelhistoriek en het beschikbare artwork via één gemeenschappelijke ingang terug te vinden. De aankoopadministratie (facturatie, leveringsbons, boekingsnota's) voor formulierdrukwerken maakt deel uit van een afzonderlijk klassement bij de boekhouding. Enkel relevante informatie m.b.t. de aankoopbeslissing wordt bewaard in de bestelhistoriek. Als de gegevens van het hangmappenklassement gekoppeld worden aan een gegevensbank bestelhistoriek, kan hieruit beleidsinformatie m.b.t. het aanmaak- en het aankoopbeleid worden gepuurd, b.v. welke drukkers kregen welk drukvolume toegekend over een afgebakende periode? Tevens kunnen kostprijsvergelijkingen worden gemaakt wanneer uit het elektronisch klassement technische specificaties worden gegroepeerd in grotere aankooppakketten. De ingangen die gecreëerd worden door een database technische specificaties zijn velerlei: de verpakkingseenheden, de structuur van nummeringen bij genummerde drukwerken, de taalvarianten, het soort drukwerk (setvorm, bladvorm, ketting, envelop), de formaatvoering, de druktechniek (offset, flexo, recto en/of verso), de drukkleuren, het rastergebruik, de lettertypes, de leveringsmodaliteiten (paletten, dozen, franco, één of meerdere adressen, beveiligd transport), de afwerking (vouwen, brocheren, inserting of onserting, personalisatie d.m.v. laserprinter).

Andere opvragingsmogelijkheden kunnen via een inhoudsgerichte databasekoppeling aan het elektronisch ontwerpklassement worden voorzien. De mogelijkheden zijn ook hier velerlei, afhankelijk van de informatiebehoefte van de organisatie. Zo kunnen gegevensgroepen gecodeerd worden als wettelijk vastgelegde tarieven, naam-adres-woonplaats gegevens van cliënten, personeel en arbeidscentrum identificatie, BTW- of correspondentievermeldingen van de formulieruitgever, courante verzendadressen, de plaats van gebruik, de plaats van aanmaak of opstelling, verwijzingen naar instructies of procedures. Nog verder gaat de koppeling van de formulierbeschrijving aan het formulierontwerp, b.v. de toepassing van het formulier (b.v. intern of extern) en het gebruiksdoel (b.v. invoerconcept, getuigschrift).

De cataloogfunctie ten slotte, heeft tot doel het formulierenbestand op een onoverzichtelijke wijze voor te stellen aan de bestellers/gebruikers. Dit kan door een gestructureerde opsomming volgens de artikelidentificatiecode, alfabetisch volgens naarm, of via een selectie van toepassingsgebieden. Deze laatste opzoekingmogelijkheid kan binnen een inhoudsgerichte databasekoppeling worden voorbereid. De toepassingsgebieden kunnen ook in de artikelidentificatiecode worden vervat, al zal de formulierbeheerder dit zo eenvoudig mogelijk pogen te doen, b.v. door nummerreeksen te reserveren per toepassingsgebied. Toepassingsgebieden kunnen algemeen worden gedefinieerd, b.v. personeelszaken, boekhouding, verkoop, inkoop, reclame & promotie, opleiding & vorming. Per bedrijfsorganisatie kan dit ook specifieker zijn, b.v. brandverzekering, binnenlands betalingsverkeer, effecten, wisselportefeuille, landbouwinvesteringen, vervoer & verkeer, onderwijs, archief bevolkingsregister. Ook een structureel onderscheid is mogelijk: directie, stafdiensten, filialen.

1.1.3 Profiel van de formulierbeheerder

Aansluitend bij de individuele functie-invulling wordt in de vakliteratuur volgend profiel van een formulieranalist geschetst :

"Het moet een man of vrouw zijn met ervaring op administratieorganisatorisch gebied, met een goede kennis van de eigen organisatie, die reeds praktijkervaring heeft opgedaan op afdelingen waar veel formulieren omgaan. 

Het moet iemand zijn met geduld, tact en een lange adem (soepel in het detail, vasthoudend in de grote lijn). Het moet een pionierstype zijn met duidelijk grafische belangstelling (daarom behoeft hij nog geen perfecte grafische vakman te zijn). Hij moet bereid zijn zich ook in de kennis van de verschillende disciplines en werkterreinen te verdiepen, zoals druktechniek, gegevensuitvoer op papier en scherm, redactionele helderheid, normalisatie, logistiek van productie en distributie, kantoormachines, reprografie, postale voorschriften en direct marketing, zetvormvoorbereiding en arbeidsorganisatie, expeditie en electronic data interchange.

Bovenal moet het iemand zijn met een sterke motivatie voor dit gebied, die bereid is de op gang te brengen beheerscoördinatie met tact en geduld in te voeren en daarna ten minste een aantal jaren ook te blijven begeleiden."

Deze beschrijving geeft goed weer wat algemeen van een formulierbeheerder kan worden verwacht. In zoverre onderscheid wordt gemaakt in deelfuncties, kan het profiel verder worden gespecificeerd. Een formulieranalist legt zich b.v. specifiek toe op de formulieranalyse en de ontwikkeling van een formulierconcept. Een formulierontwerper staat in voor de vertaling van het formulierconcept in een klassiek of elektronisch formulierdrukwerk of een beeldschermlay-out. Een formulierenaankoper koppelt de vormgeving van formulierdrukwerken naar de grafische markt via een kwaliteits- en kostprijsbewuste toekenning. De magazijnverantwoordelijke voor het formulierenmagazijn wordt belast met de opslag, de eerstelijnscontrole van de leveringen (hoeveelheid, verpakking) en de interne bedeling.

De functie van een centrale formulierbeheerder als coördinator van deze deeltaken, eveneens specifiek belast met projectmatig formulieronderzoek, blijft ook bij een meer gedetailleerde deeltaakuitvoering essentieel. Afhankelijk van de technische hulpmiddelen die het formulierbeheer hanteert bij de uitvoering van zijn opdracht, zal het profiel van alle betrokkenen bij de formulierenlogistiek verder worden geconcretiseerd: DTP-opleiding en vorming, programmatie, hanteren van databasetoepassingen.

Gezien de complexiteit van het werk ligt het voor de hand dat voldoende gekwalificeerde medewerkers, die met een grote graad van zelfstandigheid en deskundigheid de hun toevertrouwde taken kunnen uitvoeren, een eerste vereiste zijn. Rekeninghoudend met het werkvolume en de de impact van het formulierbeheer op de intern gegenereerde arbeidskost dient bovendien naar een optimale bezetting gestreefd.

1.1.4 Procedures en werkwijze

Om tot een goede coördinatie van alle deelopdrachten uit de formulierenlogistiek te komen, moet de interne werkwijze voor formuliervormgeving en -productie, voor het plaatsen van bestellingen, de aanpassing van bestaande en de aanvraag van nieuwe formulieren afdoende worden beschreven in interne procedures.

Wat niet duidelijk gedefinieerd wordt als horende tot de bevoegdheid van het formulierbeheer, leidt al te vaak tot conflicten over vermeende bevoegdheid, wildgroei in het formulierenbestand en de formuliervormgeving, rendementsverlaging door inefficiënte en dubbele functie-uitvoeringen, hogere kosten in pre-press en druk, kwaliteitsverlies door grafische ondeskundigheid, (te) hoge voorraden, en daardoor hogere kosten bij de vervanging van formuliertoepassingen en winstderving op "liggend kapitaal", structureel verborgen ontevredenheid bij eindgebruikers en verlies aan effectiviteit. Ontevredenheid over formuliertoepassingen wordt bij een gebrek aan een efficiënte coördinatie meestal niet gedetecteerd of leidt onvoldoende tot bijsturing.

Ook de samenwerking tussen het formulierbeheer en de aankoopdienst moet, in zoverre die niet onder eenzelfde dienst ressorteren, voldoende worden gedefinieerd. Vooral op het vlak van de contacten met de grafische markt moet naar een duidelijk aankoopprofiel worden gestreefd. Voor de drukker of fotograveur die een werk krijgt toegekend, moet duidelijk zijn wie de aankoopbeslissing neemt, wie technisch eindverantwoordelijke is (contactfunctie tijdens de productie, beoordelaar van de kwaliteit van het eindproduct), waar moet geleverd worden, waar gefactureerd. Hoe dichter de contactvoerende functionaris bij het concept van de formuliertoepassing staat én hoe beter deze op niveau van de drukker een grafisch-technische discussie kan aangaan, hoe beter het resultaat aan de opdracht zal beantwoorden.

Bij het in kaart brengen van papierstromen doorheen de organisatie, wordt vaak duidelijk hoe complex het achterliggende proces is georganiseerd.

1.1.5 Plaats van het formulierbeheer in de bedrijfsorganisatie

Het ontwerpen, het aanmaken en het stockeren van formulieren betekent een directe kostprijs van 10 tot 100den miljoenen op jaarbasis. In toonaangevende Amerikaanse en Nederlandse onderzoeken in bedrijven van een zekere omvang, wordt de impact van dit budget op het globale werkingsbudget vernegen- tot vertienvoudigd. Het formuliergebeuren heeft m.a.w. een impact op een relatief werkmiddelenbudget van 2,7 miljard voor een budget van b.v. 300 mln. Een voorbeeld : een tijdsbesparing of -inspanning van 1 minuut arbeidstijd per formulier betekent voor een gemiddelde oplage van 200.000 ex een besparing of inspanning van plus minus 85 arbeidsweken. De invloed die een formuliertoepassing heeft op de arbeidskost, wordt in onderstaand voorbeeld geïllustreerd.

Eén intern formulier dat een invultijd van 10 minuten vergt en een interpretatietijd van 5 minuten in een jaaroplage van 10.000 exemplaren, vertegenwoordigt binnen de arbeidsorganisatie een werkvolume van (10 + 5) x 10.000 of 150.000 minuten. Indien de loon- en logistieke kost gemiddeld 1.000 BEF/50 NLG per uur kost, betekent dit een bedrijfskost van 2.500.000 BEF/125.000 NLG. Bij een foutenmarge van 5 % met een gemiddelde hersteltijd van 10 minuten, komt daar nog eens 83.333 BEF/4.167 NLG bovenop.

De behandelingstijd voor de verwerking van foutief of onvolledig ingevuld formulier wordt volgens onderzoeken bij de overheid geraamd op 20 keer de behandelingstijd van een correct ingevuld formulier. Dit houdt in dat bij een foutenmarge van 30% op honderd formulieren 70 keer 1 behandelingstijd en 30 keer 20 behandelingstijden worden besteed. Dit levert een totaal van 670 behandelingstijden voor 100 formulieren. Bij het terugdringen van de foutenmarge naar 10%, wordt het aantal behandelingstijden verminderd tot 90 keer 1 plus 10 keer 20 of 290. Dit houdt in dat bij een verlaagde foutenmarge van 30% tot 10% binnen dezelfde administratie (670-290=) 380 bijkomende formulieren kunnen worden verwerkt. Bij de herwerking van het Nederlandse formulier voor de belastingaangifte, werd de foutenmarge b.v. gereduceerd van 45 tot 7%, en dit op ongeveer 5.000.000 verwerkte formulieren per jaar.

De kostprijs die hier theoretisch wordt benaderd, is vaak ondoorzichtig binnen een grotere bedrijfsorganisatie omdat deze verspreid over verschillende bedrijfsonderdelen ontstaat. Omdat de kostprijs van het gebruik moeilijk kan opgespoord worden, wordt de opmaak van efficiënte en effectieve formulieren al te vaak wordt miskend als kostdeterminant.

Weliswaar verlegt het werkterrein van de formulierbeheerder zich door de ontwikkeling van nieuwe technologieën zoals schermopmaak of computerformulieren, doch niets wijst er op dat het volume utiliteitsdrukwerken stagneert of afneemt. Het papierverbruik voor utiliteitsdrukwerken kent blijkens meerdere onderzoeken overigens nog steeds een groei.

De formulierenlogistiek voor formulierdrukwerken is en blijft dan ook de "papieren ruggengraat" van elke dienstverlening of productiebegeleiding. Wél zijn er verplaatsingen in papiertoepassingen waar te nemen. Zo verliest klassiek drukwerk terrein aan elektronisch drukwerk. Dit houdt b.v. in dat meer losbladig of kettingpapier wordt besteld voor printers, en minder invulklaar "klassiek" drukwerk. De sterke opgang van zgn. OCR-papier en van (direct) mailers zijn andere voorbeelden van interne verschuivingen in de papiermarkt.

Een efficiënt formulierbeheer kan pas dan naar waarde functioneren als het de formulierenlogistiek binnen (zowat) alle onderdelen van een bedrijfsorganisatie kan verwezenlijken en coördineren. Dit houdt in dat het formulierbeheer erkend wordt als een centrale (staf-) beheersfunctie met grote bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Deze situeren zich in de administratieve organisatie, de commerciële ondersteuning, het druk- en aankoopbeleid, het voorraadbeleid, de coördinatie en de normalisatie van de klassieke en de elektronische formuliervormgeving en de interne en externe communicatie.

Een ideaal scenario voor de inplanting van het formulierbeheer bestaat niet. De hierboven beschreven scenario's hebben elk hun nadelen en sluiten bevoegdheidsconflicten niet uit. Naarmate de formulierenbeheersfunctie evenwel meer gecentraliseerd en gecoördineerd wordt, wint deze aan efficiëntie en komen doelstellingen als kwaliteitszorg, kostprijsbeheersing en normalisatie binnen bereik.

Taboe één: de almacht van de automatisatie

De opkomst van de automatisering heeft b.v. in heel wat bedrijven tot een overwaardering van deze functie geleid. Nochtans is "de tijd van de verbazing" over de informatica inmiddels voorbij. De eindgebruiker verwacht méér van invulschermen en elektronische drukwerken. Uitstekend opgeleide informatici zonder grafische of formulierdeskundige vorming kunnen aan deze verwachting niet voldoen. Een toekomstgericht communicatieplan zit fout als het belang van de formulierkundige vormgeving van invulschermen en elektronische drukwerken niet wordt onderkend en formulierbeheer niet over voldoende armslag beschikt om deze opdracht naar waarde te realiseren. Automatiseren is duur. Gebruiksvriendelijke invulschermen en elektronisch drukwerk dragen bij tot het rendement van investeringen in de automatisatie.

Taboe twee: een afzonderlijke aankoopbeslissing

Het onderbrengen van het aankoopbeleid bij het formulierbeheer, draagt bij tot een duidelijk beeld van de kostprijs per formuliermodel, tot inzicht in de mechanismen die tijdens het bestellingverloop de kostprijs determineren, en tot een nauwkeurige kostenallocatie. Bestelkosten worden in een afzonderlijk logistiek bedrijfsonderdeel, waarbij het ontwerp en de technische opdrachtformulering structureel gescheiden is van de aankoopfunctie, al te vaak als indirecte kost beschouwd. De toerekening van de bestelkost aan een specifieke dienstverlening of een specifiek product, betekent in het laatste scenario een verregaande meet- en registratie- inspanning die op zich meestal onverantwoord hoge extra kosten teweeg brengt. Veelal wordt in een scenario van 'scheiding van bevoegdheden' boekhoudkundig met omslagsleutels gewerkt die de werkelijke kostprijzen, laat staan de besparingen die door een formulierbeheerder kunnen worden gerealiseerd, zo goed als ondoorzichtig maken. De scheiding van aankoop en technische opdracht in afzonderlijke bedrijfsonderdelen leidt bovendien vaak tot bevoegdheidsconflicten, dubbele functie-uitvoeringen, b.v. in de productcontrole, en informatieleemten, b.v. in de contacten over technische aspecten met drukkers.

De inplanting van het formulierbeheer bij de inkoopafdeling, was allicht een voor de hand liggende keuze in een tijd dat formulieren relatief eenvoudige drukwerken waren die veelal door gespecialiseerde ambtenaren werden ingevuld. Het voorraadbeleid beperkte zich vaak tot een loutere magazijnfunctie. Als een "legplaats" bijna leeg was, werden formulieren bijbesteld. Deze uitgangssituatie is sinds de intrede van de elektronische informatisering volledig voorbijgestreefd. Formulierdrukwerken zijn technisch heel wat gecompliceerder geworden, b.v. kettingformulieren, zelfkopiërende sets, laserpapier of automatisch gelezen documenten. Bovendien is het aantal formuliertoepassingen en het volume enorm toegenomen, is er een wisselwerking ontstaan tussen papier en scherm, en wint de coördinatie en standaardisatie van formuliertoepassingen aan belang. De parameters die een formulierenaankoper moet hanteren zijn dermate ingewikkeld geworden dat deze beroep moet doen op specialisten.

De inkooplogistiek is door deze evolutie ondergeschikt geworden aan de technische eisen. De technische specificaties bepalen, gekaderd in een nauwkeurig ingeschatte prijs/kwaliteitsevaluatie, de uiteindelijke inkoopprijs voor bijna 100%. Een afzonderlijke inkoopbevoegdheid binnen een bedrijfsonderdeel waar de nodige deskundigheid ontbreekt, werkt integendeel enkel vertragend en kwaliteitsverlagend.

Een contra-argument voor de toevoeging van het aankoopbeleid aan het formulierbeheer is een te grote budgetverantwoordelijkheid voor één dienst. Collegiale aankoopbeslissingen tussen de interne opdrachtgever en de formulierdeskundige of budgettaire controles via een administratieve aankoopfunctie, bieden meer soelaas dan een structurele scheiding van het technisch opdrachtplatform, lees het formulierbeheer, en de aankoopbeslissing.

Inhoud pagina

1.1	Organisatie en inrichting van het werk
1.1.1	Werkinhoud
1.1.2	Hulpmiddelen
1.1.3	Profiel van de formulierenbeheerder
1.1.4	Procedures en werkwijze
1.1.5	Plaats van het formulierbeheer in de bedrijfsorganisatie

Voorbeeld van een classificatie van types schermen

Functioneel en grafisch kan onderscheid worden gemaakt tussen verschillende types schermen:

· homepage

o gepersonaliseerd

o algemeen

· identificatiescherm

o login

o aanwezigheidsregistratie

o toegangsscherm voor specifieke toepassingen

· (andere) transactionele schermen

o simulatie (heeft een niet-bindend karakter)

o registratiescherm

o raadpleegschermen

o individuele klanteninformatie

o rapport en statistiek

o selectie op klantenbestand

o resultaatscherm (eventueel mét koppeling aan output)

· informatief scherm

o instructie en handleiding

o interne info, eventueel 'gepersonaliseerd' afhankelijk van het profiel en de toelating van de gebruiker

o externe info

§ tarieven / commissies / marges

§ productinfo

§ wisselkoersen, beurs, ...

§ interne arbeidsmarkt / externe arbeidsmarkt

§ jaarverslag / halfjaarverslag / sociaal verslag

§ persberichten / achtergrondinformatie

· forum

· guided tour

· opleidingsomgeving (gesimuleerd, b.v. ‘Guided tour’ concept)

· agenda 

o takenlijst

o vervaldagen

o commerciële opvolging op niveau cliënt

o commerciële actie

o reclame & sponsoring

o afspraken extern

o afspraken intern

· zoekschermen

o zoekfunctie op forms (cataloogfunctie)

o zoekfunctie op informatie

o hulpscherm

Voorbeeld van een classificatie van 'interactieve beeldelementen'

· geëmuleerde buttons

· pictogrammen in functie van de navigatie

· tekstuele hyperlinks

· tooltip

· checkbox, als alternatief voor meerkeuze met meerdere aankruismogelijkheden

· radio button, als alternatief voor meerkeuze met enkele aankruismogelijkheid

· listbox, als uitklapbare meerkeuze lijst

· boomstructuur met openklappende niveaus, ook wel "tree view" genoemd

· flappenboek, met het uitzicht van horizontale of verticale fichiers

· editeerbare lijst, met mogelijkheid aan te vullen en / of te schrappen

Checklist voor de keuze van een DTP-pakket

Inlezen van externe gegevens	- via welke tekstverwerkingsprogramma's moet kopij worden ingelezen en via welk kanaal (rechtstreeks, diskette...)? - welke stramienen uit welke lay-outprogramma's moeten worden ingevoerd? - welke beelden en via welk bestandsformaat? - welke conversiemogelijkheden moeten worden voorzien? - welke bewerkingen op ingelezen teksten, beelden en stramienen moeten mogelijk zijn (kleurbepaling, roteren, contrasten wijzigen, beelden vrijstellen, resolutie en scherpte aanpassen...)?
Tekstfuncties	- welke stramienen worden benut (zetbreedte, zethoogte, kolommen...)? - welke symbolen en teksttekens (b.v. accenten op onderkast en kapitalen) moeten worden geplaatst? - zijn (huisstijl-)lettertypes voorhanden? - welke varianten op letters zijn wenselijk (cursief, vet, halfvet, superieuren of inferieuren, kleinskapitalen)? - welke corpsen of lettergrootten worden benut? - moeten teksten in negatief, in kleur, in raster kunnen worden gezet? - welk zijn de mogelijkheden tot spatiëren, vast wit , uitvulmethodes links, rechts, gecentreerd zetten? - welke talen moeten voorhanden zijn (afbrekingsprogramma's, accenten)? - moet de interlinie, het letterwit kunnen worden geherdefinieerd?
Grafische functies	- welke lijnen worden gedefinieerd (dikte, lijntype)? - welke hoeken en hoekafrondingen? - wat wordt verwacht van het lijnwerk: verticaal, horizontaal, schuin, lengte...? - hoe worden lijnen gedefinieerd (boven positie, onder positie, midden door positie)? - moet lijnwerk kunnen worden ingekleurd, gerasterd, geroteerd? - welke rasters worden aangewend (rasterverloop, fijnheid,percentage)? - welke kaderfuncties worden voorzien (aankruishokjes, cirkel, ellips, polygoon)? - in welke mate moeten de grafische functies kunnen worden gecombineerd met tekst (tekst in kader, tekst gezet op de omtrek van een cirkel, rechthoek...)? - welke kleurdefinities worden vereist (keuze, rasterhoeken i.f.v. meerkleurendruk...)? - welke traceringen moeten mogelijk zijn (millimeter, inch, combinatie van beide)?
Kleurgebruik	- welke kleurdefinities worden gehanteerd (Pantone, Trumatch, Focoltone, RGB...)? - moeten deelkleuren afzonderlijk editeerbaar zijn? - moet de rasterliniatuur gedefinieerd worden?
Databank koppeling	- moeten technische specificaties (bladformaat, lettertype, zetspiegel, kleurgebruik, logo's) worden gecodeerd en opgezocht doorheen alle toepassingen? - welke koppeling wordt gemaakt naar het drukmoment (drukdatum, wijzigingsdatum), naar de artikelidentificatie als logistiek gegeven (artikelbeheer), naar de individuele ontwerper? - hoe worden ontwerpen opgeslagen, bewaard en opgevraagd?
Uitvoerfuncties	- moet het uitvoerbestand in een standaard printertaal worden uitgevoerd (Postscript b.v.)? - moet een ontwerp worden ingelezen in een elektronisch druksysteem? - welke formaten worden gebruikt (duimsformaat x mm, A4, B4, A3, liggend of staand)? - hoe wordt de rasterliniatuur gedefinieerd (meerkleurendruk)? - worden reprowaardige modellen afgedrukt? - moeten snijlijnen, paskruisen, controlestrips kunnen worden toegevoegd? - moeten de kleuren gesepareerd worden i.f.v. een drukproces met steunkleuren, meerkleurendruk?
Ondersteuning	- kan via het systeem de interne arbeid en materiaalkost worden verrekend i.f.v. een interne kostprijscalculatie? - kan met de leverancier een onderhoudscontract worden afgesloten? Over welke termijn? Hoe snel kan beroep worden gedaan? Uitvalmogelijkheden? - wat kost de opleiding in tijd en prijs? Waar, in welke taal kan deze worden gegeven?

Voorbeeld van een viervoudig klassement met éénzelfde ingang (artikelidentificatiecode)

hangmappen- klassement	- volgens de artikelidentificatiecode (numeriek en/of alfanumeriek) - bevat de technische dossiers, de bestelhistoriek per (her-)druk of (her-)aanmaakmoment en het functioneel dossier (beschrijving formulier, instructies, routingschema, adviezen en suggesties m.b.t. de inhoud en de vorm) tot de laatste aanmaak, eventueel ook drukproeven van een druk in uitvoering - heeft voornamelijk betrekking op de aanmaak- en de aankoophistoriek - mogelijke databasekoppeling: aankoop - en drukbeleid en uitgevoerde opdrachten evalueren over een voorbije periode
elektronisch klassement	- volgens de artikelidentificatiecode (numeriek en/of alfanumeriek) - bevat de laatste versies van technische fiches en ontwerpen die elektronisch zijn opgeslagen - eventueel onderverdeeld in technische fiches via een afzonderlijk (tekstverwerking-)pakket en ontwerpen via een DTP-pakket - heeft betrekking op de laatst vastgelegde technische definiëring en de elektronische ontwerpfunctie - mogelijke databasekoppeling: groeperen van aanmaak-/aankoopbeslissingen naar technische kenmerken, standaardisatie van de vormgeving en hergebruik van elektronisch artwork in nieuwe formulierlay-outs
modellenboek	- volgens de artikelidentificatiecode (numeriek en/of alfanumeriek) - met documentatie i.v.m. wijzigingen die in de toekomst (bij herdruk of nieuwe release) moeten worden doorgevoerd; eens aanpassingen werden uitgevoerd en een nieuwe aanmaak achter de rug is, blijft enkel een nieuw model over en verhuist het model en de documentatie naar de hangmap - onderverdeeld in gangbare en afgeschafte modellen - heeft betrekking op 'aanschouwelijk materiaal' en productcontrole, gecombineerd met de technische specificaties per herdruk zoals deze zijn opgenomen in het hangmappenklassement - koppeling aan de gebruikersondersteuning (directe vragen, opzoekwerk)
artwork- klassement	- volgens de artikelidentificatiecode (numeriek en/of alfanumeriek) - voor filmen, bromures en ander artwork - koppeling aan de aanmaak- en aankoopbegeleiding (beschikbaar stellen van artwork)

Voorbeeld van een procedure voor de aanmaak van een nieuw formulier of de aanpassing van een bestaand formulier

actie	interne opdrachtgever	formulieren- beheer	aankoop- dienst	nabewerking	drukker/ software bureau
opdracht tot aanpassing/ nieuw formulier	x
opname in de werkplanning		x
ontwikkeling/ aanpassing formulier- concept		x
voorontwerp of aangepast ontwerp		x
goedkeuring voorontwerp	x
definitief ontwerp en technische omschrijving		x
technisch advies / pre-test				x
samenstelling aankoop- dossier		x
prijsvraag			x
aanvullend technisch advies / opmaak prijsofferte		x			x
verzamelen prijsoffertes			x
toekenning	x	x
drukproef of proefdruk					x
goedkeuring proef		x
druk of aanmaak					x
product- of eindcontrole
onderhandelen bij fout vast- stelling / facturatie			x		x
aanvaarding levering / betaling			x

De plaats van het formulierbeheer in verschillende dienstverlenende bedrijven

Bedrijf 1 - een centrale dienst belast met de formulieren (kettingformulieren, enveloppen, drukwerken die niet in de eigen huisdrukkerij kunnen worden gerealiseerd) - voorontwerpen worden in een afzonderlijke grafische en reproafdeling gezet - voor de aankoop wendt formulierenbeheer zich tot één functionaris die binnen de aankoopfunctie belast is met de aankoop van formulierdrukwerken - heel wat "eenvoudige" formulieren worden binnenshuis, in de huisdrukkerij, aangemaakt in overleg met het formulierbeheer - elektronisch drukwerk behoort tot de bevoegdheid van de dienst automatisatie - de economaatfunctie is een subsectie van formulierbeheer	Hoe functioneert het formulierbeheer? - het formulierbeheer legt zich voornamelijk toe op de normalisatie van de vormgeving en projectmatige onderzoek van administratieve toepassingen - manueel voorgetekende ontwerpen worden overgetekend (met interne drukproefcontrole) - de aankoper mag niet autonoom optreden tegenover externe drukkers, enkel het formulierbeheer is bevoegd - de interne uitbesteding loopt via een beheerscontract, een intern raamcontract, dat jaarlijks geëvalueerd wordt - het formulierbeheer wordt regelmatig, doch niet altijd, betrokken in automatisatieprojecten - de opvolging van bestellingen is arbeidsintensief - het formulierbeheer controleert de magazijnfunctie
Bedrijf 2 - het formulierontwerp en de aankoop ressorteren onder één dienst formulierbeheer - drukwerken worden bijna volledig uitbesteed a.d.h.v. raamcontracten, via directe toekenning of met prijsvraag - een klein aantal drukwerken worden uitbesteed aan de huisdrukkerij die niet voor formulierdrukwerken is uitgerust - bijna alle ontwerpen worden via DTP aangemaakt en aan de drukker geleverd via film, bromure of diskette - elektronisch drukwerk wordt integraal ontworpen en gestuurd door het formulierbeheer via een afzonderlijk DTP-pakket	- één op twee personeelsleden is belast met het ontwerp, de anderen met de pre-press en de aankoop - als redenen voor de samenvoeging worden een verhoogde efficiency (ketting tussen ontwerp en levering sneller en vlotter, goede communicatie) en een efficiënte budgetbewaking aangehaald - als voordelen van de volledige ontwerpbewaking worden aangehaald: (1) doelmatige coördinatie en normalisatie, (2) hoge efficiency en kwaliteitszorg in een functionele en grafische ontwerpomgeving, (3) belangenvermenging met de productieomgeving wordt vermeden en het voeren van een onafhankelijk drukbeleid is mogelijk
Bedrijf 3 - de normalisatie van de vormgeving, het voorraadbeleid en de aankoop ressorteren onder één centrale aankoopfunctie - het formulierbeheer is verdeeld over verschillende activiteitsvelden en takken (interregionaal, regionaal) - een centraal formulierbeheer of drukbeleid ontbreekt - elektronische drukwerken worden ontwikkeld door de dienst organisatie die over een goede procedurekennis beschikt - de centrale aankoopfunctie werkt vnl. met raamcontracten voor formulierdrukwerken	- spanningsvelden tussen de normalisatie en de grafische ontwerpers - conflicten over de aanpak van het drukbeleid (door belangenvermenging) en wedijver tussen de centrale aankoopfunctie drukwerken, per tak georganiseerde aankopen en organisatie (elektronisch drukwerk) - als voordelen van raamcontracten voor drukwerken worden een hoge efficiency en kostprijsbeheersing aangehaald
Bedrijf 4 - het formulierbeheer wordt behartigd door de organisatieverantwoordelijken van elk activiteitsveld - iedere organisatieverantwoordelijke maakt eigen ontwerpen en bepaalt technische specificaties - de dienst marketing bewaakt de huisstijl en schrijft richtlijnen voor de vormgeving voor - één centrale aankoopfunctie 'kantoorbehoeften' is belast met de aankoop van formulierdrukwerken - een centrale dienst automatisatie draagt de integrale verantwoordelijkheid voor elektronisch drukwerk	- wildgroei in de vormgeving en een groot formulierbestand - vaak dubbel gebruik - geen centrale coördinatie of normalisatie, al poogt de dienst marketing één en ander in goede banen te leiden - een centraal drukbeleid ontbreekt - overleg per organisatieverantwoordelijke met de centrale dienst automatisatie
Bedrijf 5 - de normalisatie, het voorraadbeleid en de pre-press van reclame en formulierdrukwerken zijn ondergebracht onder één drukwerkbeheer - op hetzelfde niveau fungeert een centrale aankoopdienst, onder de gezamenlijke koepel logistiek - aankoopbeslissingen worden collegiaal door de drukwerkbeheerder en de aankoper genomen voor 'omvangrijke' dossiers - het gros van de aankopen gebeurt via raamcontracten, andere via directe toekenning of prijsvraag - één centrale dienst automatisatie draagt de integrale verantwoordelijkheid voor elektronisch drukwerk - huisdrukkerij in concurrentie met externe drukkers	- als voordelen worden aangehaald: (1) coördinatie van alle drukwerken (drukbeleid), en (2) kostenbeheersing in de pre-press - bevoegdheidsconflicten en wedijver tussen de centrale aankoop en het centraal drukwerkbeheer - elektronisch drukwerk behoort tot de bevoegdheid van de dienst automatisatie - bevoegdheidsconflicten tussen het centraal drukwerkbeheer en de centrale dienst marketing (elders gesitueerd in de organisatie) - de huisdrukkerij wordt steeds verder afgebouwd
Bedrijf 6 - centraal formulierbeheer verantwoordelijk voor het ontwerp, de pre-press, het formuleren van de drukspecificaties en het voorraadbeleid - centrale aankoopdienst die prijsoffertes uitschrijft en de aankoopbeslissing neemt binnen het kader van de drukspecificaties - formulierbeheer treedt coördinerend en normaliserend op voor de vormgeving van klassiek en (principieel ook) elektronisch drukwerk - een centrale dienst automatisatie die meestal eigen elektronische ontwerpen creëert en de huisdrukkerij beheert - huisdrukkerij in concurrentie met externe drukkers, geïntegreerd in het centraal productiecentrum elektronisch drukwerk, ressorterend onder de dienst automatisatie	- tijdrovende, administratieve prijsvraag aankoop procedure - kwaliteitsverlies in de toekenning omdat formulierbeheer geen contacten onderhoudt met de uitvoerende drukkers - een drukbeleid waarin elektronisch drukken wordt geïntegreerd of raamcontracten worden toegepast, wordt geblokkeerd bij de (drukwerk-) aankoopfunctie die als budgetverantwoordelijke over structureel vastgelegde eindverantwoordelijkheid beschikt - bevoegdheidsconflicten tussen formulierbeheer en de centrale dienst automatisatie over de elektronische ontwerpfunctie - geschillen tussen de aankoopfunctie en het formulierbeheer in de onderhandeling naar drukkers toe
Bedrijf 7 - centraal formulierbeheer belast met het ontwerp, de opstelling van een technisch dossier, de prijsvraag en de aankoopbeslissing - de uitvoering van aankopen gebeurt door de aankoopfunctie	- fouten ontstaan bij de overname van de technische specificaties op bestelbons in de aankoopfunctie omdat deze niet bij het aankoopproces betrokken zijn en onvoldoende technisch onderlegd zijn